CRMLCXZLKF010华润万象生活写字楼持有项目占用公共空间管理作业指引.docx

华润万象生活写字楼持有项目占用公共空间管理作业指引 制度主责单位 品质运营部 会签单位 无 最终审批单位或审批人 品质运营部分管领导 发文单位 华润万象生活有限公司 版本记录 制度编号 版本号 发布日期 修订内容 CRML-C-XZL-KF-010 01 2021/04/25 首次出版 1.0目的 为规范写字楼持有项目占用公共空间管理，提升写字楼项目整体形象，特制定本指引。 2.0范围 适用于华润万象生活物业业务群在管写字楼持有项目占用公共空间管理工作。 3.0职责 部门 主要职责 总部品质运营部门 负责编制、修订本指引，对各物业中心写字楼持有项目占用公共空间管理进行指导。 物业中心运营品质安全部门 负责依据本指引指导项目开展相关工作，在管理过程中提供专业支持。 客服部门 按审批意见，负责占用公共空间日常对接管理与沟通。 工程部门 1.审核进场布置方案，专人跟进并监督方案落实情况； 2.验收现场，执行客户撤场验收流程。 安全部门 1.审核进场布置方案，专人跟进并监督方案落实情况； 2.做好使用过程中的人流管控与疏导； 3.对于突发异常情况及时判断处理； 4.申请人撤场时进行放行核验。 4.0方法和过程控制 4.1持有项目占用公共空间管理流程 节点号 节点名称 责任部门 具体操作 输出 A B C GGKJ-001 提交资料 申请人 1.申请人应取得商业大区写字楼管理部对占用公共空间的审批后方可至物业提交资料。 2.公共区域使用申请人持审批单至物业服务中心申请办理进场手续，填写《写字楼公共区域使用申请表》并提交进场布置方案。 3.申请人、工程部门、安全部门、客户部门共同对现场场地设备情况进行验收，填写《写字楼公共区域进场确认表》并记录设备完好情况。 《写字楼公共区域使用申请表》 《写字楼公共区域进场确认表》 GGKJ-002 资料审核 工程部门 安全部门 1.工程部门审核进场布置方案，同时评估对周边环境影响，如噪声、污水等。如有异议，与申请人磋商，直到符合项目管理要求。 2.安全部门对方案是否符合安全、消防要求进行审核。 GGKJ-003 配合开展 安全部门 工程部门 1.进场布置方案通过后按审核意见办理进场手续。 2.安全部门、工程部门需由专人跟进并监督申请人按使用申请及进场方案的要求，合理地使用写字楼公共区域。 GGKJ-004 二次调整 客服部门 如进场布置过程中其方案仍需要调整，由客服部门统一与申请人进行沟通，告知需要调整的内容，同时根据实际情况提供合理的优化建议，由申请人调整内容后重新提交资料。 - 日常管理 - 1.占用公共空间使用时，不得影响写字楼正常有序办公环境，对于使用过程中产生的异味、噪声等，及时加以管控；每日清收垃圾。 2.安全部门需关注使用过程中的人流管理，如人流聚集过大，应采取措施进行疏导。 3.突发异常情况时，及时判断处理，并立即上报商业大区写字楼管理部。 GGKJ-005 撤场验收 工程部门 安全部门 1.收到商业大区写字楼管理部撤场通知，申请人使用结束并完成撤场工作，工程部门需验收现场环境，执行客户撤场验收流程，结算相关物业费用，填写《写字楼公共区域退场验收表》，安全部门核验放行条并予以放行。 2.对于进场时设备存在问题的应核对《写字楼公共区域进场确认表》。 《写字楼公共区域退场验收表》 4.2关键管理原则 4.2.1使用写字楼公共区域活动必须符合国家消防、安全等各项法律法规要求，严禁占用消防通道。如发生未经审批的占用行为，由客服部门负责协调清除占用物品。 4.2.2要求申请人严格按照使用方案执行，不能私自更改方案内容。 4.3关键风险及管控办法 4.3.1如申请人需举办大型活动，聚集超过当地大型集会的人数要求，需根据当地政策要求报备至相关部门，同时制定安全保障方案。 4.4附则 4.4.1本作业指引为具体制度。 4.4.2本作业指引由华润万象生活品质运营部负责解释及修订。 4.4.3本作业指引自下发之日起施行。 5.0相关记录 CRML-C-XZL-KF-010-F01《写字楼公共区域使用申请表》 CRML-C-XZL-KF-010-F02《写字楼公共区域退场验收表》 CRML-C-XZL-KF-010-F03《写字楼公共区域进场确认表》