商务沟通方法与技能讲义.pptx

商务沟通方法与技能;第6章 书面商务文件 ---内部沟通文件★★★ ;6.1备忘录;6.2会议议程;3.格式规范p87课堂练习2 p88;1.定义p170 会议记录是用来概括会议所讨论的要点，并被存档以供今后参考。 遵循标准格式即会议议程上加上简明的报告。 2.要素 公司名称参加会议的特定人群会议举行的时间和地点参加会议的人员 3.格式规范p90 课堂练习3 p93 练习p105 第4题;6.4报告;3.要素★★★ 标题页（组织名称作者姓名职位主题） 目录 执行摘要（重点看） 授权范围 程序 研究??果 结论 建议 附录 4.要求 报告应简洁清晰合乎逻辑 练习p105 第5-9题 ;6.5通告 1.定义p170 告知某些事宜，不应用于批评或评论（写通告要注意措辞，千万不可批评别人） 注意通告必须与当前问题相关，具有时效性 2.要素 标题（引起目标群体注意，有指向性） 时间地点人物等 鼓动性的话语（多用感叹句） 3.格式规范p97 课题练习4 p97 练习p106 第10题;6.6企业内部刊物;【2022年试题】 ; 根据案例回答 在访问A-Line电子公司期间，秦先生必须安排一系列非常重要的会议。由于你没有陪同访美，所以请你告诉他会议准备的要点。 1.由于这些会议非常重要，所以有必要做好会议记录。向秦先生解释做会议记录的重要性的四个理由。 秦先生让你邀请董事会参加有关访问A-Line电子公司的情况介绍会。 2.写一份备忘录给全体董事会成员，通知他们秦先生希望他们参加会议。备忘录中的会议时间和地点等细节由你确定。 ;真题答案;【2022年试题】;2.为常先生与“新人”代理机构的会议起草一份议程，作为发给“新人”代理机构信函的附件。 3.写一份备忘录给现有员工，邀请他们参加有关新店开业的会议，并讨论对迁址后新加入员工的要求。 由学员们自己来练习巩固！ ;【2022年试题】;1.由于会议的性质，做好会议记录十分重要。请向宋建民解释必须做好会议记录的四个理由。（同06年真题，不再重复去讲） 2.为杨兰胡勇与宋建民的会议起草一份议程，其中包括所有必要的细节，如时间和场地等。 4.你作为旅馆接待团队的主管，需要拟一份备忘录给你的下属，提醒他们恰当运用非语言交流的重要性。备忘录中应提及四种积极的非语言交流手段。 由学员们自己来练习巩固！ ;第7章 书面商务文件★★★  ——外部沟通文件;7.2商务信函★ 1外部沟通文件最常见的形式就是信函。它具有以下的作用 安排会议 确认已安排会议的日期及时间 申请工作 回复申请信，发出面试邀请推荐信要求及雇佣通知 给顾客的广告或推销函件 检查潜在客户的信用状况 投诉有缺陷的商品或供应商的其他问题 回复客户投诉 提供成本或合同标的估算 询价或要求供应商提供有关产品及服务的附加信息 提交订单 ;2发送商务信函的原因 提供或寻求信息 确保一些事情已经完成 与客户及供应商保持或发展良好的关系。 3好的商务信函的标准 清楚简洁具体和特定准确和完整礼貌而得体及时处理。 练习题p131 第23题;7.3商业计划;2商业计划包括以下的要件 （1）解释你的商业构想 （2）概述能够被满足的潜在市场 （3）列出有关竞争者竞争者的优势和劣势，以及你将如何应对竞争者的详细信息 （4）说明你将如何营销产品或服务及其所涉及成本的多少 （5）涵盖有关房屋和附属场地及所需的所有资本方面的计划 （6）提供有关个人背景资质和业务经验的详细信息 （7）说明你准备投入多少资金 （8）说明你需要资助资金的数量及偿还计划 （9）概述你所能提供的贷款抵押 （10）列出详尽的财政预算。;3商业计划5个关键部分★★★（必须记住） （1）经营目标 （2）销售与市场营销 （3）生产 （4）资源需求 （5）资金支持方面的数据。 练习题p131 第45题 ;7.4年度报告（重点在于执行摘要）;【2022年试题】 ; 根据案例回答 根据案例中的信息，写一封信给A-Line电子公司的首席执行官阿兰·伯恩汉姆-布朗先生，确认2022年7月30日中国代表团的访问事宜。 ;第8章 视觉沟通★★★;8.3条形图 1.定义 条形图用于说明在特定数据组中所有类别的情况。 2.主要用途 在某给定时点上，一组特定数据中所有类别的情况。 3.优点缺点 优点直观；突出趋势 缺点不能准确读出条形图的所示数值。 4.特别注意 图例不要遗漏 ;8.4柱状图;8.5曲线图/线形图 1.定义 目的是表示两个变量之间的关系，即特定变量的值随另一个变量的值变化的规律。 8.6统计地图