《商务邮件礼仪》.ppt

商务电子邮件礼仪 -2010、3 Corporate Overview 201001 商务电子邮件礼仪 “在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。 写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。 同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。以下职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助！ 关于邮件主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，是一封邮件的中心思想，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 一定不要空白标题，这是最失礼的。 标题要简短，不宜冗长，一行就能显示完你的标题。 标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼； 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。 关于称呼和问候 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、   “x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。  关于称呼和问候 Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，    中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 职场电子邮件礼仪 Email正文要简明扼要，行文通顺 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。 职场电子邮件礼仪 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！  职场电子邮件礼仪 Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。 保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。  职场电子邮件礼仪 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开。    在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。   职场电子邮件礼仪 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提 示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。     职场电子邮件礼仪 不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻  Business Email 不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻 松气氛的场合。    关于夹带附件 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件； 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名； 带有多个附件时，正文中应对附件内容做简要说明 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件； 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用； 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送；  尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件； 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要发送英文邮件给他；如果对方发