档案归档规范说明.xlsVIP

档案移交部门 归档材料范围 分类号 归档要求 责任说明 第一：完整性 第二：规范性 第三：档案系统录入 第四：档案移交登记表 成本部 1 招投标资料 GC11 由部门资料员在招投标结束后，将招投标资料收集齐全，将电子版和纸质版一并交给档案室。 【1】档案排序。按招投标过程的逻辑顺序对每一份文件进行排序，文件在前，证件在后；并从前至后对每一份文件与证件进行编号：编号采用阿拉伯数字，统一在每一份文件或证件右上角标出。 【2】文件目录的制作。应制作整套招投标资料包含的文件目录，内容包括：文件（或证书）编号、文件（或证书）名称、每一件文件（或证书）的份数、文件或证书号。文件目录提交电子版。 【3】备考表说明与签字。打印备考表，在备考表中填写资料完整与缺失情况，由部门资料员签字确认。 部门资料员应根据档案管理系统的字段，完整录入每一份文件的相关信息。 通过档案室人员审核之后，部门资料员填写档案移交登记表，部门资料员移交档案完成。 部门资料员应及时地将部门档案移交至档案室，若在完成档案移交手续之前因部门资料员保管不善导致档案遗失、损毁或秘密信息泄漏等，由部门资料员承担有关责任；若在档案移交至档案室后，因档案室管理员保管不善导致档案遗失、损毁或秘密信息泄漏等，由档案室管理员承担有关责任。具体追责实施办法可参照《中华人民共和国档案法》。 2 合同 GC12 部门资料员将完整版的合同及相关附件收集齐全之后，将电子版和纸质版统一交给档案室。 【1】档案排序。每份合同及其附件的排序按合同在前，相关附件在后的形式排列。 【2】备考表说明与签字。打印备考表，在备考表中填写资料完整与缺失情况，由部门资料员签字确认。 3 结算资料 GC13 由部门资料员在结算完成后，将结算资料收集齐全，再将电子版和纸质版统一交给档案室。 【1】档案排序。按结算过程的逻辑顺序对每一份文件进行排序，文字资料在前，图表资料在后；并从前至后对每一份文件、证件或图纸进行编号：编号采用阿拉伯数字，统一在每一份文件、证件或图纸右上角标出。 【2】文件目录的制作。应制作整套结算资料包含的文件目录，内容包括：文件（或证书）编号、文件（或证书）名称、每一件文件（或证书）的份数、文件或证书号。文件目录提交电子版。 【3】备考表说明与签字。打印备考表，在备考表中填写资料完整与缺失情况，由部门资料员签字确认。 4 法律事务资料 GC10 对于诉讼案件材料，应在案件结束之后，将有关资料收集齐全再移交档案室；对于法律函件，可根据实际情况确定何时移交。电子版和纸质版档案均须提交。 对于诉讼案件材料： 【1】档案排序。按结论在前、证据在后的顺序对案件资料进行排序，并从前至后对每一份文件、证件等进行编号：编号采用阿拉伯数字，统一在每一份文件、证件的右上角标出。 【2】文件目录的制作。应制作整套招投标资料包含的文件目录，内容包括：文件（或证书）编号、文件（或证书）名称、每一件文件（或证书）的份数、文件或证书号。文件目录提交电子版。 【3】备考表说明与签字。打印备考表，在备考表中填写资料完整与缺失情况，由部门资料员签字确认。 对于法律函件： 可直接在系统录入，填写档案移交登记表即可。 工程部 1 工作联系单 GC21 在项目结束2个月内提交有关档案电子版和纸质版。具体提交时间根据实际情况灵活处理 可根据档案实际情况进行档案排序和目录制作。同时提交的不同文件=3份时，应制作文件目录。文件目录提交电子版。 2 内部联系单 GC22 在项目结束2个月内提交有关档案电子版和纸质版。具体提交时间根据实际情况灵活处理 可根据档案实际情况进行档案排序和目录制作。同时提交的不同文件=3份时，应制作文件目录。文件目录提交电子版。 3 公司红头函件 GC23 在项目结束2个月内提交有关档案电子版和纸质版。具体提交时间根据实际情况灵活处理 可根据档案实际情况进行档案排序和目录制作。同时提交的不同文件=3份时，应制作文件目录。文件目录提交电子版。 4 罚款单（公司下发） GC24 在项目结束2个月内提交有关档案电子版和纸质版。具体提交时间根据实际情况灵活处理 可根据档案实际情况进行档案排序和目录制作。同时提交的不同文件=3份时，应制作文件目录。文件目录提交电子版。 5 监督等政府部门文件 GC25 在项目结束2个月内提交有关档案电子版和纸质版。具体提交时间根据实际情况灵活处理 可根据档案实际情况进行档案排序和目录制作。同时提交的不同文件=3份时，应制作文件目录。文件目录提交电子版。 6 工程设计变更文件 GC26 在项目结束2个月内提交有关档案电子版和纸质版。具体提交时间根据实际情况灵活处理 可根据档案实际情况进行档案排序和目录制作。同时提交的不同文件=