档案保管培训课件.pptVIP

（五）库房管理秩序 1．库房编号 编号有两种做法：一是把所有的库房统一编顺序号；二是根据库房方位和特征进行编号，如“西二楼”“北三楼”等。另外，同一库房内每个房间也要编号。楼房应自上而下编号；每层应从入口开始，从左到右编房间号。 2．档案装具的排列与编号 橱具的编号，一般以库房为单位编流水号，自门口起从左到右，自上而下，依次编档案装具的排号、柜架号、格层号（箱号），采用阿拉伯数字。 3．档案的存放顺序和方式 档案全宗为单位进行排列的，但并不是说在任何情况下各种不同类型的档案都必须存放在一起。一些特殊的档案，如照片、影片、录音、录象档案、会计档案以及科技档案等，应分别保管。 第三十页，共四十八页。 为了保持文件之间的历史联系，应该在案卷目录、全宗指南等检索工作中说明，并在全宗末尾放置“全宗保管位置参见卡”，见下表： 全宗保管位置参见卡 全宗号 载体形态 存 址 备注 1号全宗 纸质档案 1号库房 1950年—1966年 纸质档案 2号库房 1966年—1980年 声像档案 5号库房 科技档案 6号库房 会计档案 9号库房 第三十一页，共四十八页。 （1）档案存放秩序的管理① 档案存放位置索引 有两种体例： 一是指明档案存放处所的存放位置索引，如下表： 档案存放位置索引 全宗名称： 全宗号： 案卷 目录号 案卷目录名称 目录中案卷起止号 存 放 位 置 楼 层 房间 柜架（列） 柜架 层（格、箱） 档案存放位置索引 第三十二页，共四十八页。 二是指明各档案库房保管档案情况的存放位置索引 档案库房保管档案情况的存放位置索引 档案库房保管档案情况的存放位置索引 楼： 层： 房间： 柜架 （列） 柜架 层（格、箱） 存 放 档 案 全宗号 全宗名称 案卷目录号 案卷目录名称 起止卷号 第三十三页，共四十八页。 ② 装具所存档案标识牌 即在每一列、每一件、每一层（格、箱）装具表面处设置的标牌，以表明每一个档案架、柜、箱中存放档案的起止档号，以便检查和调还档案。 ③ 档案代卷卡 档案代卷卡是档案室或馆在档案暂时移出库房外时，在档案原存放位置放置的一种替代卡。 档案代卷卡 全宗号 目录号 卷号 调出时间 调出原因 调卷人 归还时间 还卷人 第三十四页，共四十八页。 （六）全宗卷 全宗卷的形成过程和成分如下： 1．在档案收集工作中形成的文件材料，如“档案移交目录”、“移交书”等。 2．在档案整理工作中形成的文件材料，如“档案整理工作方案”、“分类方案”、“立档单位和全宗历史考证”等。 3．在档案鉴定中形成的文件材料“档案鉴定材料分析报告”、“档案销毁清册” 4．在档案保管、统计中形成的文件材料，“档案受损与修复记录”、“档案安全检查记录”、“档案数量与状况统计” 5．在档案利用工作中形成的文件材料，如“全宗指南”、“机关工作大事记”“机关组织沿革”等 第三十五页，共四十八页。 任务三 特殊载体档案的保管 1、掌握音像档案、照片档案等保管的具体要求； 明确保管特殊载2、体的档案装具的种类及选用； 3、掌握电子档案日常保管措施。 知识目标： 能够熟练掌握特殊载体档案的保管技能； 能力目标： 第三十六页，共四十八页。 项目五 档案保管 第一页，共四十八页。 学习目标 通过本项目单元的学习，掌握档案保管物质条件、库房日常管理方法，明确档案保管工作的基本技能：温度与湿度的控制与调节、防光、防尘放微生物等技能以及库房的日常管理能力，以适用将来的档案保管工作。 知识要求 能力要求 通过本项目单元的学习，能够按照档案保管方法和技巧，进行档案日常保管工作。 第二页，共四十八页。 任务一 了解档案保管内容与原则 1、掌握档案保管工作的含义与地位。 2、明确档案保管工作的内容以及要求。 知识目标： 1、能够分析档案保管工作在档案整体工作中的地位； 2、能够根据档案保管工作要求判断具体做法是否规范. 能力目标： 第三页，共四十八页。 案例导入 某某塑料制品公司由于条件限制，其档案库房为办公用房，并因公司的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生和病虫害问题，档案受潮现象严重。同时该公司在档案库房的管理方面比较松懈，比如：档案调阅后不能及时归于保管位置；允许用户跟随档案人员进入库房；在档案库房中放置食品等。因此该公司的档案损坏比较严重，并发生过丢失档案的事故。 上述案例说明档案保管工作的重要性：文件归档进入档案部门以后，一方面因利用的需要经常被调出借阅；另一方面周围的环境对档案物质安全也会