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采购流程管理规定 集中采购管理规定 QMⅢ-21 1 目的 为加强本院集中采购流程的管理和监督，规采购行为、防市场风险、提高采购资金的使用效 率，特制定本规定。 2 围 对所有外部采购活动，包括设备及耗材购买、办公用品购买、软件购买、文本制作、多媒体制 作、模型制作、效果图、晒图、设计专项外包或劳务借用均受本规定控制。 3 原则 采购工作应遵循 “先预算 ﹙立项 ﹚后采购”、 “集中采购”的原则。 4 部门划分和职能 4.1 请购部门的划分 4.1.1 行政类资产、服务、办公及生活项目（含基建、车辆）由行政管理部提出采购申请； 4.1.2IT 设备（电脑、打复印机、投影仪、扫描仪、、耗材等）由信息中心提出采购申请,注： 新进员工电脑等 IT 设备由信息中心提出采购申请，日常工作中的 IT 设备更新与维护等采购由 设备使用部门提出采购申请。 4.1.3 生产经营类服务、支持由各使用部门自行提出采购申请。 4.2 采购部门的划分 4.2.1 行政类资产、服务、办公及生活项目（含基建、车辆）由行政管理部负责采购； 4.2.2IT 设备（电脑、打复印机、投影仪、扫描仪、、耗材等）由信息中心负责采购。 4.2.3 生产经营类服务、支持由各使用部门负责采购。 4.3 各采购归口部门需指定采购管理人员；请购和采购为同一部门时，原则应分别指定请购和 采购人员。 4.4 财务、审、纪检监察部门负责监督和检查。 5 请购 请购经办人员应以实际需求为基准、批准的预算为依据，核实库存情况履行请购申请手续（以工 作请示单的形式进行请购立项，需注明请购资产的名称、规格、数量、需求日期、预算等）；紧急请 购时，请购经办人因予以注明并写出原因（请购申请通过综合信息系统中工作请示单流程进行申请）。 注：在预算围，10000 元以下的立项由分管院领导审批；超出预算或 10000 元以上的立项需由院长 审批。 6 采购 6.1 采购方式 请购申请获批后，采购经办人员填写 “采购单”经审批通过后进行采购。 除一般采购方式外，采购部门可依商品使用、采购特性及对院经济效益的影响，选择下列一种最 1 采购流程管理规定 有利的方式进行采购： ——长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的商品或服务，采购部门依据议价小组选 定的供应商（选定厂商）及议定长期供应价格。 ——集中计划采购：凡具有同质性的商品或资产，以集中计划办理采购较为经济的，可核定集 中采购项目采购部门定期集中办理采购。 ——临时零星采购：对于使用频度不高，较难实现规划的，一次采购金额在 2 万元（含）以 下的临时零星采购。 6.2 询价、比价、议价、招标 6.2.1 询价、比价 采购金额 5 万元（含）以下的采购(日常办公用品、维修维护料、低值易耗品、设计专项外包或 劳务借用等)，采购经办人应依请购事件的缓急，先核对请购容，查阅 “供应商资料”、 “历史采购 记录”、库存数量、参考市场行情或公司可利用的资源等其他有关资料后开始询价，需要选三家或 三家以上的供应商办理比价或经分析后议价（符合长期报价采购的情况，且供应商库中未有三家或 以上提供相同产品或服务的供应商，可不受此限），并呈报另一指定的人员进行核实。由另一指定 的人员通过实地调研、网络、或传真等方式对其询价结果进行核实并发表意见。采购过程中产生的 文件，包括供应商报价单（加盖公章）等需在采购申请部门留存。临时零星采购也应由采购部门通 过网络、、实地走访等形式进行三方比价。 采购金额在 5 万元至 50 万元之间，履行以上询价和比价程序，确定供应商后必须签订采购合 同，按照合同约定完成采购。 分类：设计类供应商 10 万以下可不签合同，10 万-50 万签订合同。 6.2.2 议价 采购金额超过 50 万元至 200 万元 （含）时， 采取邀请招标方式，组织三家以上供应商投标， 并组织评标小组进行评标。 确定中标供应商后，签订采购合同，按合同约定完成采购项目。评标小 组成员应由使用部门