秘书信息工作与档案管理（第二版）王琦-第六章 档案整理.pptVIP

6、装盒上架： 归档文件在目录全部输入计算机后，必须装盒上架。装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表，编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。 ⑴ 不同年度、不同保管期限的归档文件不应放入同一盒内。（请示与批复、跨年度召开的会议等文件除外）。 ⑵ 应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，直立放置时不至于使文件弯曲受损。 ⑶ 档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照件号排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。档案盒脊上起止件号，中间用“--”分开。同一年度永久、长期、短期档案集中在一起依序排列上架。 第四节 档案整理工作的原则 一、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系 1、在来源上的联系 档案不能脱离其形成单位；不同来源的档案也不能混淆在一起 2、在内容上的联系 同一事务、同一项活动、同一个问题所形成的文件，有利于完整地反映其形成者各种活动的来龙去脉和基本情况 3、在时间上的联系 体现形成者活动的阶段性、连续性和完整性 4、在形式上的联系 不同形式具有不同作用、特点和管理要求 二、充分尊重和利用原有的整理成果 基本维持→局部调整→重新整理） 三、便于保管和利用 ----归档文件最基本的整理原则 ----检验归档文件整理方法实用性的唯一标准 【案例导入】 ××市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“××市机械设备制造公司”。原来三个工厂的档案由新组建的××市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室人员在接收档案的过程中遇到两个方面的问题；是打破界限合并在一起对呢？还是按照原来的单位界限分开管理对呢？其二，原来三个工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案零乱，缺少系统性。在这种情况下，档案工作人员还需要对档案进行分类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应该如何完成这项工作呢？ 第六章　　档案整理 第一节　全宗概述 一、什么是全宗？ 　　　 是一个具有独立性的单位或个人在其社会活动中所形成的全部档案的总称。是一个表示档案的计量单位。凡是具有独立性的单位或个人的全部档案就叫做一个全宗。 全宗具有不可分散性，即同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不可混淆。不管在档案室还是在档案馆，档案首先是按照全宗进行管理的；维护了全宗的完整性，也就维护了一个单位或个个历史的完整性。 （一）个人全宗的构成条件 1、社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）形成。包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人（包括家族、家庭）社会活动的全部材料，还包括别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料。  2、留存下来的档案材料是否较为全面地记录了有重要影响的个人社会活动的基本情况与过程，档案机构是否对其档案进行了实际的管理并作为个人全宗对待。 （二）立档单位全宗的构成条件 1、工作上，可以独立地行使职权，并能以自己的名义对外行文； 2、财务上，是一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划； 3、人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员； 【案例思考】××市××区中小学校的财务工作由该区设立的财务中心统一管理，各个学校不单独设置自己的财务机构和处理财务工作。但它们仍可以是立档单位，它们形成的档案也均可以成为一个全宗。为什么呢？ 【特别说明】三个确定立档单位的条件中，第一个条件是主要的条件。在一些特殊的情况下，一些单位不同时具备立档单位的三个条件，有些单位在工作上是独立的而在财务上和组织上不独立，也有的单位在工作上和组织上是独立的而在财务上不独立。在这种情况下，判断是否为立档单位，主要是依据第一个条件，看它能否独立行使职权和以自己的名义对外行文。 (三)全宗的编号与排列 全宗的编号是由当地的档案馆给的，现在通用的是“大流水编号法”，又称顺序流水编号法，即一个档案馆对其所有全宗按进馆顺序用自然整数由小到大顺序编号，第一个进馆的全宗就编为1号，第二个进馆的全宗就编为2号…….，这种编号方法的优点是简便实用，符合唯一性和系统性的要求，同时可以反映全宗进馆的先后顺序和全宗数量。