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文件管制培训教程 讲授：南嘉俊 第一页，共十三页。 培训大纲 透过本次培训致力于使各位了解如下几方面的内容： 文件的定义及作用 公司体系文件的架构 文件管制及文件管制的作用 公司文件管制处理流程 知识点回顾 第二页，共十三页。 文件的定义及作用 1.文件的定义： 　信息（3.7.1）及其承载媒体。 　理解：信息：可指各种数据、图表、图片等。 　　　　媒体：可指纸张、光盘、磁盘等。 　举例：品质手册（ＱＭ）、运作程式（ＣＯＰ）、　　　工作指示（ＷＩ）、图纸（ＤＷＧ）等。 2.文件的作用： 　a.有利于沟通意图、统一行动。 　b.有利于查询和追溯。 c.有利于对相关人员实施培训。 第三页，共十三页。 公司的体系文件架构 公司体系文件呈如下 “金字塔”架构: 一阶文件 ? 品质/环境手冊 二阶文件 ? 公司运作程式 三阶文件 ? 工作指示、流程图、工程更改通知、图 纸等。 四阶文件 ? 品质、环境记录/表单 Quality、Environment Records / Form WI/FC/ECN/DWG COP QM/EM 一阶 二阶 三阶 四阶 第四页，共十三页。 思考： 体系文件可否随意复印？ 体系文件可否随意修改？ 体系文件丢失应如何处理？ 　 第五页，共十三页。 文件管制及文件管制的作用 1.文件管制的定义： 确保所有与质量/环境活动有关的场合都能得到并使用正确的文件和有效版本，而对公司的体系文件进行管理的活动。旨在防止作废文件的非预期使用。 　理解：作废文件：指无效或过期的文件。 　举例：已作修订的品质手册、运作程式 、工作指 示、图纸等。 思考：文件管制的作用是什么？那些文件需要管制（受控）？ 第六页，共十三页。 文件管制的作用？ 　a.可避免使用无效或过期的文件。 　b.减少异常的发生。 那些文件需要管制（受控）？ 公司的体系文件均需要管制（受控）即不得擅自修改、复印等，如QMS文件、EMS文件。 2.现场人员如何识别所用的文件为受控文件或非受控文件： a.根据文件的类型确定。 b.根据文件上的标识。 思考：如何依据文件的类型和标识确定所用文件是否为受控文件？ 第七页，共十三页。 依据文件的类型： 若所使用的文件为公司的体系文件则为受控文件。 依据文件上的标识： 受控文件 ：文件上蓋有紅色“受控副本”或 “CONTROLCOPY ”字樣印章的文件。 不受控文件 ：文件上蓋有紅色“不受控副本”或 “UNCONTROL COPY”字樣印章的文件。 思考：文件管制的目的是要使体系文件受控并保持有效，请问如何识别所用文件为无效或过期的文件？ 　　主要依据文件上是否有盖“过时副本”的印章。若为“过时副本”则速与文件管制中心（DCC)联系，即时申请新版文件，并将旧版文件交于文件管制中心处理。 第八页，共十三页。 公司文件管制流程 文件新增、修订的提出 权责主管審批 接受 蓋受控文件印章 DCC登記並按數量複印出複印件 更新文件總覽表 将已審批文件交與DCC DCC將收回的過時版本文件副本銷毀， 過時文件正本依三年的保存期限保存 按需編制分發記錄發放文件並回收舊版文件 DCC確認分發記錄並將原版歸檔 N Y 第九页，共十三页。 受控文件丢失，或文件份数不够应遵照如下流程处理： 需求部门提出申请 需求部门接受文件 蓋受控文件印章 权责主管審批 接受 DCC登記並按數量複印出複印件 N Y 第十页，共十三页。 * *