会议执行培训手册I.pptVIP

会议中可能出现的问题 原因 具体表现举例 时间 会议时间过长，没有休息，会议疲劳。 地点 场地空间小，隔音效果差，导致与会者分心 参与者选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的人 主持人 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者 参与者迟到，不能准时开始，并经常被打断 资料 资料数据不准确，内容不详细，资料不够用 会议主题 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 3会议组织与策划 第三十一页，共四十七页。 3、会后总结跟进 安排参会者相互交流的场所和机会 了解参会者的意见和建议（内容/组织） 及时编辑会议资料整理后下发至相关人员手中（如会议纪要、会议简报） 根进会议决议的根进执行结果 反省会议组织中的收获与不足 -优点？问题？原因？改善？ 3会议组织与策划 第三十二页，共四十七页。 3会议组织与策划 二、会议组织的注意事项 5 第三方沟通 1 场地选择 2 会议通知 3 会场布置 4 进程控制 注意事项 6 VIP安排 第三十三页，共四十七页。 1、场地选择 根据客户需求明确会议的场地要求 城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境…… 根据场地要求和预算列出备选方案 场地、联系人、基本信息、价格、优劣势分析、推荐 了解周边环境 如：客户距离，交通环境，娱乐条件 3会议组织与策划 第三十四页，共四十七页。 2、会议通知 通知的基本内容：客户需求 表明后勤的关联信息： 食宿安排、交通、后勤联系人 与会者需要做哪些准备工作： 会前再提醒 准备工作、日程等 通知的形式： 邮件 电话 短信 通知的常见附件 会议资料 日程表、交通图、参与人名单通讯录 分房信息、航班及接送机安排、周边活动地点联系方式 3会议组织与策划 第三十五页，共四十七页。 3、会场布置 场型的确认 资料的准备和确认 打印文件、等 设备的准备和确认 投影、相机、音频线、麦克、白板、笔… 其他物品的准备和确认 横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇 3会议组织与策划 第三十六页，共四十七页。 会议的准备和确认 会议 工作准备单 负责人： 酒店联系人： 时间： 地点： 一、请确认准备以下教学用品 负责人 ? 讲师台1个 酒店 ? 白板、白板笔（黑红蓝三色各2） 酒店 ? 翻纸板、白板纸40张 酒店 ? 无线麦克风2支 酒店 ? 投影仪 酒店 ? A4白纸 30 张 酒店 ? 资料30套 人名 ? 学员桌牌（标明学员姓名、公司） 人名 ? 茶歇 酒店 ? 签到表 人名 3会议组织与策划 第三十七页，共四十七页。 会场准备 白板 挂纸板 屏幕 废纸篓 会议桌 课桌 课桌 课桌 课桌 课桌 课桌 投影仪 3会议组织与策划 第三十八页，共四十七页。 第三方沟通 对象 酒店 印刷公司 培训公司 航空公司 … 关键点 明确要求 准确传达信息 确认信息到达 确认做到 确认对口人 确认关键时点 3会议组织与策划 第三十九页，共四十七页。 充分合作 酒店能提供哪些免费服务？ 到店的资料发放 叫醒服务 资料店内的搬运 桌牌制作？ 场地布置 3会议组织与策划 第四十页，共四十七页。 5、进程控制 纪律： 设定违规的规则 时间提醒： 发言时间、休息时间、返回时间 午餐确认： 留位确认、时间确认 物品随检： 麦克、纸笔、茶水… 关于参会者反应 对内容、对环境（如空调冷热） 6、安排 会议要求确认 鲜花 茶点 喜好确认 饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求… 日程安排 车辆接送、晚餐陪同、出行陪同… 房间确认 是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常… 3会议组织与策划 第四十一页，共四十七页。 三、会议组织的基本原则 责任到人 烂笔头 提前 复查 备份 3会议组织与策划 第四十二页，共四十七页。 1、责任到人 明确分工，专人专岗 人人负责就是人人都不负责 2、“烂笔头”原则 “好记性不如烂笔头！！” 3、提前 确认时间、人数，留出提前量 宁可先预定再取消 提前做好预案 关键点： 资料准备、酒店预定、借款、设备调试、车辆安排… 4、复查 自己重复确认 换人重复确认 关键点： 物品准备的重复确认 关键信息重复确认：时间、地点 5、备份 备不足、备意外 人 如：第二个紧急联系人 财 留出足够的备用金 物 留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏 3会议组织与策划 第四十三页，共四十七页。 四、突发事件预防与处理 你曾经遇到过哪些突发事件 3会议组织与策划 第四十四页，共四十七页。 Part4 会议签到 Part1 会议类型 Part2 会议台型与布置  Part5 会议人员要求 Part3 会议设备 Part6