AG-2-001文件与资料管理程序.docxVIP

XX印刷有限公司A-GOAL PRINTING COJLTD文件与资料管理程序 XX印刷有限公司 A-GOAL PRINTING COJLTD 文件与资料管理程序 版本/次：A/0 页 次：2/51.0目的： 使品质系统所有文件与资料正确流通，以保证各相关部门能够适时获得 正确有效之文件与资料。 2.0范围： 适用于本公司所有列入控制范围内的体系文件与资源管制受控。 3.0权责： 3.1内部文件与资料之制订、审核、核准与收发管制权责表： 名称 文件阶层 制订 审核 核准 收发管制单位 质量手册 一阶文件 品质部 管理代表 总经理 文控中心 程序文件 二阶文件 权责部门主管 经理 管理代表 文控中心 指导书 三阶文件 责任人员 部门主管 管理代表 文控中心 表单 四阶文件 随二三阶文件一同审批 文控中心 3.2文件审核过程中发现问题，如有手改现象，由审核人在手改处签名确认。 4.0定义： 外来文件：国家或国际行业标准以及与品质有关的外部技术性资料。 若外来文件作为本公司制造或检验标准，由文控依5.7发放5.0作业内容： 文件管制流程图:略文件制作规范： 一二阶文件封面制作必须包括： A.中文厂名：XX印刷有限公司英文厂名：A-GOAL PRINTING CO.,LTD C.文件名称：一、二阶文件名称： D.文件编号：详见文件编号规则5.5；E.制订单位：指文件制订单位； XX印刷有限公司 A-GOAL PRINTING COJTD 文件与资料管理程序 文件编号：AG-2-001 版本/次：A/0 页 次：3/5 F.版本：详见5.6相关内容；G.总页数：详见5.6相关内容； H.制定日期：制作文件的时间；I.发行日期：文件开始执行之时间； J.核准、审查及制订人签名。 三阶文件格式不限，以内容表达完整为原则； 文件修订、废止作业。 文件修订作业A.由文件原制订部门或相关人员以《文件补发、修订及废止申请单》, 提出及说明原因. B.若组织架构体系文件有重大的变更时，由管理者代表书面通知相关 部门，文件即可修订，无需填写《文件补发、修订及废止申请单》。 文件废止作业 文件废止作业时，得由提出部门填写《文件补发、修订及废止申 请单》经各部门负责人会签后，交文控中心，由文控中心负责文 件废止，回收作业。原编号列入管制，不得重复使用。 文件审查与核准作业：依照作业。 文件编号规则一、二、三阶文件编号： XX印刷有限公司 A-GOAL PRINTING COJJD 文件与资料管理程序 文件编号：AG-2-001 版本/次：A/0 页 次：4/5 ＞ 文件流水号 」?文件阶层? 公司代号 表单编号： ＞表单版本 ?表单流水号＞所属阶文件编号 本厂代码：“AG”表示XX印刷有限公司；文件阶层：一阶文件----1,二阶文件一一 2,三阶文件一3； 555文件流水号：以三位数字表示，从“001”开始编号，“002” “003” 依此类推。 表单版本:只限于表单使用，不用于程序文件登录,便于表单变更版本, 用大写英文表示，从从“A”开始，修订后为“B”、“C”、依此类推. 一、二、三阶文件版本/版次及页次管理： 由原此版本A/0?A/1?A/2……依此类推至A5版. 一、二、三阶文件总页数包括封面正文和附件部分，表单不计入 总页数，由该文件引出之表单附于后面，由其它文件引出之表单 而该文件也用到者，不附于本文件后面，以表单编号管制。 文件发行及回收作业 XX印刷有限公司A-GOAL PRINTING COJ^D文件与资料管理程序文件编号 XX印刷有限公司 A-GOAL PRINTING COJ^D 文件与资料管理程序 版本/次：A/0 页 次：5/5一、二、三阶文件复印所需份数后，在发行文件封面上加盖“受控文件副 本章”及“文件发行章”，并请收文单位于《文件发放回收记录表》上签收, 原件盖“受控文件正本章”存于文控中心。 修订及废止时，旧版本失效之文件于新文件发行时收回，回收份额与发行 份额一致，内容完整，若有遗失应记录于《文件发放回收记录表》备注栏。 文件保存及销毁作业： 文件保存作业： A.现场使用之文件置于作业现场，非现场使用之文件由自行集中管理； 使用部门不得私自影印正式发布之文件(四阶文件不限制影印)；B.文件若发现有遗失破损、字迹模糊、份数不足等需要补发时，由需求 单位填写《文件补发、修订及废止申请单》注明申请原因，经单位主 管审查后由文控中心予以补发，并对损坏文件依处理 C.任何人不得在一、二、三阶文件上加标记或书写任何字符；文件销毁作业 由各部门回收旧版本文件，统一交文控中心销毁，文控中心保留一份原版 文件并加盖作废章存档。 6.0相关文件/资料无7.0表单 文件发放回收记录表(AG-2-001-01A) 文件补发、修订及废止申请单