办公室事务管理-PPT课件（全）.pptx

秘书事务管理 ;;1. 接打电话;学习目标;学习内容;一、电话使用常识;（一）常用开关和按键;记忆存储键;提取记忆键;闪接键;静音键;（二）几种基本声音;1.拨号音;2.回铃音;3.忙音;4.特种拨号音;5.催挂音;6.保持音;7.等待音;（三）电话号码常识;（四）不通话收费;（五）电话使用技巧;1.热线服务;2.缩位拨号;3.转移呼叫;（1）无条件转移;（2）遇忙转移;（3）无应答转移;4.呼叫等待;(1)拒绝接听;(2)第三方优先;(3)交替通话;5.遇忙回叫;（六）电话摆放位置;二、接打电话的基本原则;三、接听电话的具体要求;兼顾各方;1.保A接B，B毕返A;2.保A接B，别B返A;3.保A接B，别A返 B;注意保密;做好记录;四、拨打电话的具体要求;提高效率;适时拨出;控制时间;课堂模拟;课后练习;第一题;第二题;秘书事务管理 ;;任务02 整理工作环境;学习目标;学习内容;一、办公环境的构成要素;1.绿化环境;（1）绿化环境的好处;（2）绿化环境的要求;（3）常见办公室绿化植物简介;发财树;绿巨人;常春藤;龙血树;橡皮树;松树盆景;兰花;垂叶榕;君子兰;虎尾兰;2.空气环境;3.光线环境;（1）光线环境标准;照度参照;（2）光线环境的营造;（3）光线环境的效用;4.声音环境;5.色彩环境;6.设备环境;7.安全环境;1.人际环境;2.气氛环境;3.工作作风;二、个人工作环境整理;（一）个人工作环境的要求;1.清洁;2.整齐美观;3.卫生;4.安全;（二）个人工作环境的整理;1.办公桌的必备物品及其整理;（1）电话;（2）电脑;（3）参考书;（4）文具;（5）文件;（6）办公桌抽屉;2.整理办公桌的技巧;（1）转移不常用的东西;（2）清理过期的文件;（3）巧放电脑显示器;（4）充分利用办公空间;（5）清理旧的阅读材料;三、上司工作环境整理;（一）随时整理;（二）定期通风;（三）定期清理文件柜;（四）保持清洁、美观和生机;（五）及时清理接待用具;（六）经常检查;四、公共区域工作环境整理;（一）会客室和会议室的整理;（二）公用办公设备环境的整理;（三）公共区域的环境安全检查;课后练习;第一题;第二题;第三题;秘书事务管理 ;; 3 邮件处理;学习目标;学习内容;一、邮件的种类;（一）按照处理时限划分 ;（二）按照处理手续划分;（三）按照内件性质划分;（四）???照赔偿责任划分;（五）按照运输方式划分;二、邮件的收取;1.坐收;2.自取;（二）特殊邮件的收取;电传打字机;三、邮件的分拣;四、邮件的拆封;清查核对;五、邮件的登记;收件登记簿;六、邮件的办理和传阅;（一）邮件的办理;邮件批办单;（二）邮件的传阅;邮件传阅单;（三）呈送邮件的注意事项;（四）上司不在时邮件的处理;复而不办;遵嘱转呈;受权慎办;摘要汇报;邮件办理摘要表;及时请示;七、邮件的寄发;（一）检查附件;（二）签字盖章;（四）书写封面;1.国内邮件封面的书写;2.国际邮件封面的书写;3.封面书写小窍门;读懂邮政编码;（六）装封登记;1.方便收件人拆阅;2.整齐美观;3.顺序折叠;4.附件套叠;邮件发出登记表;（七）交邮;怎样办理“总付邮费”业务;（八）收据的保管;【阅读理解】电脑寄信;课后练习;秘书事务管理 ;;4 办公用品管理;学习目标;学习内容;一、常用办公用品;（一）纸簿类;【小贴士】纸张的规格;国际标准规格;国内标准规格;复印纸的常用规格;（二）笔尺类;【小贴士】中性笔;（三）小型装订用品类;（四）归档用品;（五）办公设备专用易耗品;二、保管办公用品;（一）安全科学存放;1.保存空间安全宽敞;2.物品摆放规范清晰;3.保存环境符合要求;（二）库存控制;1.库存控制的作用;2.库存控制参数;（1）最大库存量;（2）最小库存量;（3）再订货量;3.库存控制卡;库存控制卡式样;库存参考号;项目;单位;三、发放办公用品;（一）工作程序; 1.审核“物品领用申请表”;物品领用申请表;2.发放物品;3.更新库存记录;（二）注意事项;4.规范发放;6.灵活发放;四、采购办公用品;（一）选择供应商;1.价格和费用;2.质量和交货;3.服务和位置;4.安全和可靠性;（二）选择订购方式;1.现场订购;2.电话订购;3.传真订购;4.网上订购;（三）办理进货手续;1.核对货物数量;2.登记相关账目;3.安全科学存放;（四）注意事项;1.科学合理订货;2.报请领导审核;3.货比三家;4.检查核对;课后练习;案例一;案例二;秘书事务管理 ;;5 印章管理;学习目标;学习内容;一、印章的概念;二、印章的作用;（一）标志作用;（二）权威作用;（三）证明作用;（四）凭信作用;三、印章的式样;（一）质料;玉玺;金印;高科技材料;（二）形状;（三）印文;（四）图案;国徽