Access数据库技术与应用报表对象的设计.pptxVIP

会计学1Access数据库技术与应用报表对象的设计 理论知识 一、报表的概念报表是另一个重要的Access数据库的对象，它可以对大量的原始数据进行综合整理，并将所需结果按规定格式打印输出。它是以打印格式展示数据的一种有效方式，因为能够控制报表上所有内容的大小和外观，所以可以按照所需的方式显示或打印要查看的信息。报表和窗体在某种程序上有相似性，两者可以相互转换。报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。还可以生成清单、订单和其他所需的输出内容，方便有效的处理事务。 第1页/共38页 二、报表的类型报表可以满足不同的应用需求，可以分为纵栏式报表、表格式报表和图表报表等。纵栏式报表 纵栏式报表通以垂直方式排列报表上的控件，在每页显示一条或多条记录。纵栏式报表显示数据的方式类似于纵栏式窗体，但是报表只用于查看或打印数据，不能用来输入或更改数据。表格式报表 表格式报表类似于按行和列显示数据的表格。在表格式报表上的控件是按表格的形式排列的，一般一行为一个记录，一页可以显示多条记录。 图表报表 图表报表是将数据表中的数据以直观的图形形式显示出来。图表报表在创建和显示式上与图表、窗体都非常类似。第2页/共38页 三、报表的结构报表由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚5个节构成。1．报表页眉报表页眉位于报表的开始部分，用来显示标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉，并且只在报表的每一页的头部打印一次。2．页面页眉页面页眉位于报表页眉之后，用来显示报表中的字段名称或记录的分组名称，页面页眉在报表的第一页上并且出现在报表页眉之后，在其余页则出现在每页的顶部。 第3页/共38页 3．报表主体 用来放置各种控件以显示数据源（表或查询）的字段数据或其他信息。 4．页面页脚 位于每页的底部，用来显示本页的页号、日期以及汇总说明等信息。报表的每一页只有一个页面页脚。 5．报表页脚在打印的报表的结束部分，用来显示整份报表的说明等。 第4页/共38页 四、报表与窗体的区别报表和窗体在显示数据的形式上有类似的地方，只是输出的目的不同。窗体显示主要用于对用户数据的操作，操作方式是交互式的；而报表通常是将数据结果打印在纸上，而且不具有交互性。窗体中可以包含较多的具有操作功能的控件，如单选按钮、复选框及命令按钮等；而报表一般不包含这样的控件，报表中常常包含较多具有复杂计算功能的文本框控件，这些控件数据来源主要为复杂的计算表达式，以实现对数据的分组、汇总等功能。 第5页/共38页 8.1 利用向导创建报表 8.1.1 使用自动报表创建报表 8.1.2 使用向导工具创建报表 8.1.3 使用图表向导创建图表报表 第6页/共38页 8.1.1 使用自动报表创建报表 使用“自动报表”生成的报表以数据表格的形式打印，只需两个步骤，就可以生成一个报表。以创建“商品库存情况”报表为例，操作方法：1.打开数据库，进入表对象窗口；2.选定要用来创建报表的源表格。选择“库存数据记录”表；3.单击工具栏上“新对象”按钮旁边的箭头，打开下拉的列表。如图所示； 第7页/共38页 4.单击“自动报表”选项。这时系统将生成一个报表，而且立即进入了预览视图。 5.报表将所有字段竖直排列，与平常工作中所用的报表差别很大，不是我们需要的报表。关闭预览视图，不保存这张报表。 “自动报表”并没有给用户机会去挑选字段，一切都是自动创建的。如果用户需要利用“自动报表”来创建报表，并且需要挑选字段的话，可以先建立一个查询来包含自己所需的字段，然后再使用“自动报表”。 第8页/共38页 8.1.2 使用向导工具创建报表 通常情况下，我们是使用“报表向导”来创建报表的。下面就来利用“报表向导”生成一个“商品库存情况”报表。操作方法：1.在“数据库”窗口中，单击“报表”对象，然后单击“新建”按钮，我们将建立一个全新的报表；2.在“新建报表”的对话框中，选择“报表向导”，选择“库存数据记录”表作为数据来源表。然后单击“确定”按钮。 第9页/共38页 3.在“字段列表”中我们可以看到“商品销售报表”中的所有字段。选中报表所需要的字段，这里选取全部的字段。然后单击“下一步”按钮。 4.这时将出现 “报表向导”对话框之二。在此对话框中可以设定分组。分组是将符合某一准则的相关记录放在同一组内。选定用于分组的字段，然后单击添加按钮。分组的样式出现在右边的预览方框中。系统默认为第一个字段。这里选择默认的“货号”字段作为分组字段。5.设定分组的字段后，接下来在 “报表向导”对话框之三中我们可以设定排列顺序。如果不排序的话可以跳过这一步。这里也不选择排序字段。然后单击“下