外贸英文函电-全套PPT课件.pptx

;Introduction;专业知识简介;专业知识简介;学习目标;学习内容;1.1 外贸英文书信的组成部分; 1.1.2 特别部分 特别部分即写信时可根据具体情况增减的部分，包括： （1）参考编号（Reference Number）。为了便于存档分类而编的号。 （2）事由（Subject or Caption）。使信的基本内容或目的一目了然。 （3）经办人名称（Attention Line）。希望收信人公司将信速交经办部门或人员办理。 （4）附件（Enclosure）。注明随信所附的样品、样本册或价目单等。 （5）抄送（Carbon Copy，C.C.）。将信抄送给有关部门的标记。 （6）附言（Postscript，P.S.）。信写完后，如果想起还有要紧的话要说或想强调某一点，可在信末加P.S.，引出补述的话。 （7）主办人代号（Initials）。表明写信人和打字员的姓名字母缩写。; 1.1.3 外贸英文书信各组成部分的内容、作用和注意事项 1．信头 信头通常包括发信人公司的名称、地址、邮编、电话号码、传真号码、网址、电子邮箱以及公司的标志等。书写信头的目的是方便收信人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。外贸英文书信的信头通常印在该公司所使用的信笺上。最好的方法是将信头印在信纸正上方中央，给人一种协调的视觉效果。; 2．日期 外贸英文书信必须写日期，它对于文件存档及信息查询都有重要意义。中文书信一般把日期写在信的末尾签名的后面，而英文书信的日期要写在正文的前面。注意：日期不能用简略格式。例如：2018年8月18日，不要写成2018-08-18。在美国和很多其他国家，日期的顺序是月、日和年，例如：August 18, 2018（美式日期写法）。然而，在英国和欧洲一些国家，日期的顺序是日、月、年，例如：18 August, 2018（英式日期写法）。; 3．封内名称和地址 在一般的社交书信中，封内名称和地址可以省略，但是在公务书信中不能省，以便日后归档查找。封内地址包括收信人的姓名和地址，封内地址与信封地址相同。注意：英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的顺序原则，顺序为： （1）收信人的姓名、职务 （2）收信人公司名称 （3）收信人公司所在大楼或街区名称及门牌号 （4）所在城市/城镇、州名称及邮编 （5）国家名称。;特别要注意的是，地址中的标点符号要正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。如果知道某部门的主管人员，写信时须用他的头衔，见例1-2和例1-3。; 4．称呼 称呼位于封内地址下一行或两行处顶格写起，并与之平头，自成一行。如果信是写给公司的，且没有直接的联系人，称呼应为“Dear Sirs”（英式）或“Dear Gentlemen”（美式）。如果信是写给个人的，一般用“Dear Miss Brown”、“Dear Mr. Smith”。现在，公司有时由女性开设或经营业务，女性称Ms.，已婚女士称Mrs.，未婚女性称Miss。当写信人不能确切阅信人是男士还是女士时，则越来越习惯用“Dear Madam or Sir”以表示敬意。如果知道对方姓名，就用“Dear Mr./Dear Mrs./Dear Miss/Dear Ms.”加上姓；如果不知道对方姓名，可用“Dear Sir”、“Dear Madam”，也可用“To whom it may concern”。如果对方职务较高，则最好用其职务名称，如：“Dear Prof. Smith”、“Dear Dr. Jonson”等。称呼后面的标点一般使用逗号或者冒号。; 5．正文 信的正文是信函的核心部分，表达发信人的意图，根据内容分成若干段落。通常，信的正文的第一句或第一段，称为开头语（Opening Sentence）。开头语没有统一的格式，但习惯上是简单说明写信的原因或要求，或者提及对方来新的内容，或者使用生动的开头引起读者的兴趣。例如：“We are writing to you for the establishment of trade relations.” 在回复对方来信中，可以表达为：“Thank you for your letter of 23th June, 2019.” 开头语的下面是信的正文（Body of the Letter），根据中心思想分成若干段落，每一中心思想为一段，层次要清楚。信的结尾语（Closing Sentence）一般用来总结本文所谈的事项，提出对收信人的要求，如表达愿望、答复询问或做出必要的声明等也可以说些客套话。; 6．结尾敬语 结尾敬语是习惯的客套用语，相当于中文中的“谨上”、“敬