华坤道威整合营销机构文件分类编码管理规定.pdfVIP

华 坤 道 威 整 合 营 销 机 构 文 件 分 类 编 码 管 理 规 定 This manuscript was revised by JIEK MA on December 15th, 2012. 华 坤 道 威 整 合 营 销 机 构 文 件 分 类 编 码 管 理 制 度 适用范围：本制度适用于机构所有文件的编制、修订。 规定目的：建立机构文件系统的分类、编码和管理制度，确保机构文件系统的科学 性、规范化和标准化管理，便于保存、查询、整理机构经营管理等历史文件凭证。 起草部门：企业管理中心 规定内容： 一、 管理职责 1． 行政负责人负责以机构名义对内、外行文的编制、发文以及存档。 2． 各职能部门确定一人专门负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档。 3． 行政负责人负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责。 二、文件的分类 1． 机构对外往来文件：以机构名义、专业公司名义与政府部门、相关业务单 位及其他单位往来等。 2． 机构内部管理文件：以机构或职能部门名义发出的行政规章制度、人事规 章制度、财务规章制度、业务管理制度以及各项工作表单。 三、文件编制 1． 行文格式 机构各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应 规范，不得有错别字。 机构所有文本必须制作印有机构 LOGO 和文件编码的页眉，其中所有管理制度文件 都需制作分类管理页脚，页眉、页脚字体均为小五号宋体。分类管理页脚格式如下： 名称 版本 第 页 共 页 编制 更改 审核 批准 生效期 2． 具体编制 各部门需以机构名义或专业公司名义对外发文，都必须到机构或专业公司行政负 责人处登记发文编号，并加盖公章后，方可对外发文。机构或专业公司名义发文的编 号规则为：机构名-年度-W-序号。例如：华坤道威整合营销机构08－W001。 以机构名义或专业公司名义对内发文，都必须到机构或专业公司行政负责人处获 取统一发文编号标注，并加盖公章后，方可对内发文。机构或专业公司名义发文的编 号规则为：机构名-年度-序号。例如：华坤道威整合营销机构 08－001。 机构内部文件编号采用五级编码，格式为公司代码－部门代码－文件类别代码－ 文件编号－文件版本，具体各级代码如下： 公司代码 机构 DW0 广告公司 DW2 研究公司 DW1 销售公司 DW3 部门代码 研究公司 广告公司 销售公司 采访部 01 项目一部 01 事业部 01 研究部 02 项目二部 02 策训部 02 项目三部 03 拓展部 03 项目五部 05 综管部 04 文件类别代码 管理制度 管理表单 行政制度 101 业务管理 104 行政表单 201 工作流转表单 204 人事管理 102 人事表单 202 财务制度 103 财务表单 203 文件编号规则：按照时间先后顺序编号，字符长度为3，例：001，002，003…… 文件版本号