采购内控管理制度.docVIP

采购内控管理 ---流程关键点KCP及监控要求 第1章 总则 1.1 为加强对采购的内部控制，规范采购行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规，制定本制度。 1.2 本制度所指的采购业务包括采购需求计划、采购订单、合同签订、价格管理、物资及服务交付、付款、验收等业务。 第2章 岗位分工与授权批准 2.1 建立采购与付款业务的岗位责任制、明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离，制约和监督。 2.2 采购过程不相容岗位至少包括： 项目 序号 不相容岗位 岗位分离与授权审批 1 采购订单与审批 2 询价与确定供应商 3 采购合同的订立与审核 4 采购与验收 5 付款审批与付款执行 6 供应商推荐人与评标人 7 供应商推荐人与需求提出人 备注：如不相容岗位归属同一个人，则需执行事前报备及审批。 需邮件审批至该岗位的上一级负责人。 2.3 采购组是负责采购和付款的直接责任单位，其他部门和个人办理采购和付款业务时，必须经采购组批准，并执行本制度规定的执行程序和办法。 2.4 办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。 2.5 公司应根据具体情况对办理采购与付款业务人员进行岗位轮换。 2.6 采购部门除对采购及付款的真实性和合法性负责外，还应对公司的存货的安全性和计量的准确性负责。 第3章 货物采购验收控制 3.1 加强采购与验收环节的管理，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等做出明确规定，确保采购过程的透明化。 3.2采购物资到达后，采购人员尽可能的做初步检查，检查物资与合同是否相符，然后由指定验收质检人员对采购物资质量和数量进行检查。 第4章 应付账款入账 4.1 财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明、入库单据等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。 4.2 会计人员对所收到的购货发票及相关凭证按规定检查无误后，方能进行会计处理。 第5章 监督检查 5.1 公司应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括： 1）?采购相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购不相容职务混岗的现象。 2）采购与付款授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，?是否存在越权审批的行为。 3）应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。 4）有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全。 5）使用和保管制度是否存在漏洞。 6）对监督检查过程中发现的采购与付款内容控制中的薄弱环节，公司应当采取措施，及时加以纠正和完善。