ISO22000：2018文件与记录控制程序.pdfVIP

名 称 文件与记录控制程序 P-ZHKY-BGS-01 1 目的 1.1 使适用管理体系的所有文件、资料正确使用与流通，确保相关部门能及时获得适当且有 效的最新版本文件。 1.2 记录是体系运行的重要证据，同时也作为品质改善和追踪溯源提供依据，并据以衡量体 系运作的有效性。 2 范围 涉及食品安全,无论内部或外部相关文件、资料、记录均适用。 3 定义 3.1 内部文件与资料：指本公司食品安全管理体系的一、二、三、四阶文件及该体系内相关 制度文件。 3.1.1 一阶文件：手册文件，用来对外部告知客户，或对内部让全体员工了解公司管理活 动的指导纲要。 3.1.2 二阶文件：程序文件，系统中表示不同权责单位间横向整合关系的管理程序文件， 同时解释 了手册文件中各主要过程 （要素）的说明文件。 3.1.3 三阶文件：作业指导书类，指导权责部门纵向落实各类作业规范的标准说明文件。 3.1.4 四阶文件：将一、二、三阶文件所规定的执行事项予以记录的固定格式的空白表格。 3.2 外部文件：有关国际/国家/行业标准、客户标准、集团总部下发的各类规章制度工程图 纸、照片、设备操作说明书等。 3.3 综合科：公司管理体系文件、生产配方、制程标准等技术资料的管理单位，负责公司文 件、资料与记录管理制度标准化的建立及执行。 3.4 文本文件：使用文件标准用纸作为载体影印的公司管理系统的全部正本、副本文件。 3.5 电子文件：使用数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖数字设备阅读、处理的全部文 件，如集团以OA 形式发布的文件。 3.6 文件正本：综合科发行之后，所存档的文件均属文件正本。 3.7 文件副本：文件管制中心发行至使用单位的文本文件均属文件副本。 3.8 文件回收：指对不合时效、破污损文件进行回收或撤回的作业，称之文件回收。 3.9 文件废止：不合时效、破污损文件回收至综合科作废，不再使用。 3.10 文件销毁：指对回收至综合科作废的文件进行定期销毁【碎纸机销毁或人工撕碎，研发 生 效 日 期 同 发 行 日 期 页 次 1/8 页 序 1/A 名 称 文件与记录控制程序 P-ZHKY-BGS-01 “密”或‘机密’的技术文件必须用碎纸机销毁】并在文件回收记录中体现出文件是 否销毁。 4 权责 4.1 内部文件的制订、修订及废止与收发管理权责表 文件阶属 核准 审核 制定、评审 收发管制单位 1 一阶文件 食品安全小组 各部门会签 体系小组 综合科 组长 2 二阶文件 食品安全小组 各部门会签 体系小组 综合科 组长 3 三阶文件 部门主管 部门各功能主管 部门人员 各部门综合科 4 四阶表单 部门主管 部门各功能主管 部门人员 各部门综合科 注： 4.2 综合科负责公司内外部文件统一发行、回收、分类、存档及与各单位综合科人员沟通联 络；制定文件标准化作业及文件编号原则，定期制作并更新《文件版本一览表》，确保 文件最新有效。 4.3 各部门：负责规划、制定本部门使用的表单格式，形成记录资料保存与销毁。 4.4 国家法律法规、国际/国家/行业标准、客户标准、研发提供的技术性文件与资料收发管 制由质检负责；此部分文件发放按由综合科根据文件涉及的部门，经质检主管核准后发 放。 4.5 原物料标准或合同资料发行发放对象为原物辅料供应商或服务商的，由供销负责 ,发文 可不必回收，但需确保相关方的文件为最新版本文件。