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对内对外沟通程序 目的 为了规范公司对内对外信息沟通，确保体系的有效运行，特制定本程序。 适用范围 本程序适用于公司所有对内和对外有关社会责任的信息沟通的活动。 职责 管理部负责与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通。 采购部负责与供应商的信息沟通。 销售部负责与客户（买方）的信息沟通。 总经理应提供指导和支持，必要时报总部批准。 其他各部门和工人代表应支持和配合对内对外信息沟通。4.工作程序 总则 信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。 对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据。 一旦收到有关质疑、质询和投诉信息，应核实质疑和投诉人的身份（包括姓名、职位、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉的原因。 应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及时作出反应。重大问题应报总经理批准。 一旦发现在违反公司政策、法律法规或社会责任标准的事项，应及时采取补救和纠正行动。情况严重时，应及时报告总经理。 信息沟通过程中，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。 若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采取惩罚或歧视性措施。 对内信息沟通 公司社会责任政策、管理体系运行情况及运行中产生的信息由人力资源部负责传达到各部门主管，再由各主管具体传达到各员工，需记录具体的信息内容。 社会责任管理体系运行中产生的信息资料，应根据政策和程序要求及时传达到人员，并记录其内容和处理结果。 员工的咨询、质疑和投诉，由人力资源部收集，并要求相关部门负责答复。人力资源部在每年发起针对全体员工的《员工合理化建议》活动、组织召开员工座谈会；每年年底通过《员工满意度调查》等渠道收集员工的信息。员工平时有质疑也可以直接向部门主管或相关部门领导反映，管理部负责针对性的资询、质疑、投诉的答复，以及落实相关对应的部门具体解决，对收集到非常重要的信息要向总经理报告，需记录信息内容。 对外信息沟通 与供应商的信息沟通由采购部负责，与客户（买方）的信息沟通由销售部负责，与当地政府，工会和其他外部利益相关者的信息沟通由管理部负责， 总经理应提供指导和支持，必要时报总部批准。 公司任何人收到来自外部的文件、电话、传真或其他信息资料，应转交上述责任部门，由他们根据情况处理。 当地政府、工会或其他外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求， 由管理部接待，并报总经理协助。 外部利益相关者提出的意见、建议、投诉或质疑，应由责任部门负责调查核实情况，妥善处理，及时回复，并报总经理备案。 总经理定期访问本地利益相关者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施社会责任标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。 如果有合同要求，总经理应对利益相关者提供合理的资料和取得资料的渠道,以核实公司是否符合社会责任标准的要求。如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商提供上述安排渠道。 表单 《员工合理化建议表》 《员工满意度调查表》