档案的整理与保管.pptVIP

全宗卷 在管理全宗档案的活动中形成，是对全宗档案管理情况的反映。 包括：档案收集；整理；鉴定；保管；统计；利用；计算机辅助管理的文字记录。 了解基本涵义 第三十一页，共四十九页。 全宗卷的编制： 以全宗为单位整体。以卷内文件目录的形式呈现，说明全宗的基本情况。 卷盒使用：表面、盒脊著录 全宗号、名称、日期等。 第三十二页，共四十九页。 本书重点内容（三、四、五、六）已经完成！ 后期结合案例分析加以巩固。剩下章节只需了解即可。 第三十三页，共四十九页。 第三十四页，共四十九页。 抽中了：案例分析！ 第三十五页，共四十九页。 第六章 档案的整理与保管 第一页，共四十九页。 区分全宗（仅需了解立档单位形成的条件） 全宗号：四位代码标示，同一全宗内的代码不能重复。一般按照进馆先后顺序进行排列，同时进馆的档案，则按照大小、相互关系和重要程度排列。 全宗号.xls 第二页，共四十九页。 档案的分类 关键词：年度、组织机构、问题 年度：按档案文件形成的自然年度归类； 组织机构：按照负责办理的内部组织机构归类； 问题：按照档案文件所涉及的问题进行分类。 第三页，共四十九页。 各种分类方法的适用范围： 年度：简便易行，运用最广泛，一般适用于国家党政机关、组织机构界限不清、档案数量少的单位。 跨年度档案文件的分类规则： 第四页，共四十九页。 机关收文：文件落款日期为2005年12月2日，收文日期为2006年1月1日，应该归入哪个年度？ 2006（归入收到日期）；13种公文中的上 行文归入文件签署日期，其他均按照相应机关的收文日期为准 第五页，共四十九页。 机关内部文件： 计划、预算类文件以内容涉及的年度为依据；跨年度的计划类文件归入开始年度，总结、统计类文件归入最后年度； 对于无时间标记的档案，需分析内容、来源等再行确定可能的时间。 第六页，共四十九页。 按组织机构分类： 按照档案形成的组织机构进行分类。简便易行，适用于分工明确、内部机构比较稳定的单位。 涉及若干机构的档案文件，按规定归类。如果没有相关规定，则归入主办机构。 第七页，共四十九页。 按问题分类： 适用于职能分工不明确，档案数量较小的小型单位。为了便于查找，需根据实际，合理设置具体的问题类别。 在具体的档案分类工作中，常常将几种方法结合使用。 第八页，共四十九页。 2006年 办公室 开发部 规划发展部 2007年 办公室 开发部 规划发展部 ……. 第九页，共四十九页。 2007年 综合类 销售类 研发类 生产类 2008年 综合类 销售类 研发类 生产类 …… 第十页，共四十九页。 档号的编制 档号是指反映和固定全宗案卷及其卷内文件的排列顺序的一组符号。用于确定其在档案实体系统中的位置、统计档案数量、清点档案等。 常见档号：全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页（张）号 第十一页，共四十九页。 档号指代唯一的档案实体；不能随意更改；应该有适当的递增容量；简短明了。 档号中的代码、档号的结构一般机关内部已先行确定，档案整理人员只需根据档案的特征，按照模板编制即可。 第十二页，共四十九页。 档案的保管 第十三页，共四十九页。 物质条件： 专门的封闭式的库房，设施齐全； 第十四页，共四十九页。 防止意外事件！ 第十五页，共四十九页。 一般使用金属的密集架 第十六页，共四十九页。 必要的库房设备 第十七页，共四十九页。 第十八页，共四十九页。 温度、湿度测量仪器 温度：14—20 湿度：50%--65% 第十九页，共四十九页。 第二十页，共四十九页。 第二十一页，共四十九页。 灯光设置 第二十二页，共四十九页。 第二十三页，共四十九页。 防盗措施 第二十四页，共四十九页。 第二十五页，共四十九页。 第二十六页，共四十九页。 防虫剂 第二十七页，共四十九页。 打扫卫生啦！ 第二十八页，共四十九页。 档案库房和内置装具均需统一编号（库房编号：建筑号、层号、房间号；装具编号相对灵活），各装具井然有序的排列，摆放整齐。 库房管理制度.doc 第二十九页，共四十九页。 档案存放位置索引 作用：反映档案存放的情况，便于档案存取。 档案存放位置