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技术档案管理规定 文件编码:QMS-D-30 版 次:A 分发编码: 编 写 人: 审 批 人: 2002,01,31发布 2002,02,01实施 ****** ****** 技术档案管理规定 修 改 记 录 页 签 署 序 号 修 改 依 据 修改页码及条款号 修改码 修改日期 修改人 验证人 第1页 共13页 ****** 技术档案管理规定 1、目的 对本院质量体系所要求的档案文件予以控制 2、适用范围 2.1 院内编制的质量管理体系文件; 2.2与产品有关的档案文件(如勘察设计成品及有关的有存档价值的 技术文件) 2.3 与产品有关的外来文件(如顾客提供的文件、外来的设计基础资 料以及外包项目的成品文件) 3、职责 3.1 主要职能部门是经营计划室(成品档案组)， 3.2 相关部门是设计所，总工室、勘察分院、院办公室(行政)，其 主要职责是严格按《技术档案管理规定》做好归档工作。 4、档案管理规定 4.1 可行性研究、城市规划、方案设计、初步设计和施工图设计等成 套文件(包括说明书、概算、设备清册、蓝图、底图等)在设计 文件完成后一个月归档2份。上述所有文件应制作光盘存档，并 在设计完成后一个月内归档1份。 4.2 本院承担的工程地质报告，成果形成文件一个月内由项目负责人 将书面文件2份及光盘1份送到院成品档案组归档。 4.3 标准设计、通用设计、图册、手册归档2份。 4.4 对蓝图的资料管理要及时归档上架，严格执行借阅制度，定期 第2页 共13页 ****** 技术档案管理规定 或不定期向借阅人员催还，以免遗失。技术档案管理员必须经 常查库，做到账、图、卡相符合。认真做好防盗、防火、防霉、 防虫、防尘工作，确保库房干净，整洁，使档案资料不受损坏。 对消防器材每年检查一次，做好记录，定期更换。 4.5 在院长，总工程师的领导下，档案管理人员应协助、配合技术 人员鉴定已过保管期的技术档案资料。我院库存的档案资料， 原则上应五年清理一次，在特殊情况下经院长批准可提前或延 期进行，销毁档案资料的工作由档案管理人员同院领导派出人 员(2人以上)共同进行。 4.6 技术档案资料的借阅，应由借阅者填写借阅证，办理借阅手续， 按期及时归还，续期一般不得超过三个月，超过三个月资料管 理人员应催还，并留下记录，延期需办续借手续。一次借阅不 超过5份。借阅与归还时应与管理人员当面清点、登记、盖章。 外单位人员来院借阅档案资料的一律凭单位正式公函，由总工 程师签署意见，方能允许在资料室查阅档案资料。 4.7 技术档案资料管理人员必须遵守纪律和保密制度，保守国家和 单位机密，提高业务水平，妥善保管和维护技术档案资料的完 整和安全。 附: 技术档案保管期限表 第3页 共13页 ****** 技术档案管理规定 技术档案保管期限表 序保 管 名 称 号 期 限 一、生产技术类 1 上级机关颁发的技术、经济政策、方针、指示管理办法等 按相关规定 2 上级机关印转的重要会议记录和各专业会议的报告、决定、总结。 15年 3 上级机关印发的技术规定，技术管理办法 15年 4 与其他单位签订的设计合同(较重大的项目) 15年 二、勘察设计类 5 地质勘探(普查、详查、精查)、水源勘探和物探的报告 及图纸和审批决议等设计基础材料 15年 6 各类工程初步设计、扩大初步设计、技术设计等上级文件 及审批文件和图纸、说明书、概算、设备目录 永久 7 各类矿井设计施工图及施工图预算、概算、设计计算书 永久 8 各类工程设计施工图及施工图预算、概算、设计计算书 永久 9 各类工程设计方案、初步设计的修改意见及批复 永久 10 重大项目的设计总结、设计评价、鉴定及审批 永久 11 设计施工中的重要来往文件、专利文件、关键技术试验 15年 12 重大技术事故的调查报告及处理决定 15年 13 本院编制的通用设计、标准设计、上级机关的批复及部批准的通用15年 第4页 共13页 ****** 技术档案管理规定 设计图纸、说明书、材料表等。 三、通用标准类 14 上级机关印发通用、标准设计的政策、方针、管理办法等 15年 15 上级机关印发的通用、标准设计重要的会议纪要 15年 16 上级机关印发编制的通用、标准设计、设计手册的通知及会议纪要 15年 17 其他院编制通用、标准设计征求意见稿及本院的复函 四、技术经济类 18 上级机关印发的各种预算定额费用指标 按相关规定 19 各类工程的概算及上级机关的批复 15年 20 各类工程的施工图预算及上级的批复及本院编制的各种 15年 图册、手册、技术经济定额等 21 调查研究报告、总结及有保存价值的调查原始资料 15年 五、其他类 22 上级机关印发的