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. 会议管理系统解决方案 一、系统背景 威尔会议管理系统广泛用于企业、政府事业单位、校园等内部会议的管理中。“预约”解决的是“空间”资源的管理问题，即通过科学有序的安排完成会议室空间资源的占用。“签到”解决的是“时间”资源的管理问题，创建会议的同时， 主要管理参会人员是否准时参会、退会，通过数据分析形成出勤相关的数据统计。 在企业中，会议管理分为粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三个情形： 粗放型管理：这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务）由召集人用传统的电话/QQ 等人工通知的方式通知、传达。这种方式使得会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传下达所浪费的时间很多，影响会议安排，不利于办公效率的提高。 人工型管理：这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所有会议的召集、相关的会议资源也有此人进行协调。这种方式虽然只有一个人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高了会议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子表格记录。 智能型管理：智能触屏设备、移动端应用、后台管理软件联合通用，管理人员在后台软件上将系统规则和会议相关资料等定义完备，每位员工均可根据实际需求通过手机端或者后台进行会议的预约，当成功预约会议且通过审批时，参会人员会得到一条短信/邮件或手机移动应用的提醒，通知每一位参会人员会议的 Word 专业资料 . 起始时间、地点、会议主题等相关信息，并且，在会议室外的设备显示此次会议的主题、时间、参与人员出勤状况等。整个过程中未出现人与人的直接交互，全部是人与系统之间的交互，流程准确、规范、科学，节约了时间，提高了效率， 有效的编排了会议室资源并使其得到合理的利用。 二、系统简介 威尔会议管理系统是集预约、签到功能于一体。会议组织人员可通过“预约大表”一目了然的查找到符合需求的空闲会议室，通过“预览一键式”预约，即可完成会议室的占用，参会人员只需在会议前进行刷卡签到，即可完成会议出席状况的记录统计，无需手工记录及统计。终端签到设备为触摸大屏设备，用于人员签到、展示会议信息、临时预约会议、签到信息查询等。 三、产品亮点： ◆右键预约，一键操作——用户通过预约大表可直观的看到会议室占用情况，运用条件筛选等快捷搜索按钮，可定位出符合开会条件的会议室 Word 专业资料 . ◆灵活配置，分类选型——用户可自定义会议室的资源及管理人员；系统提供常规会议、周期例会、临时会议等多种方式，针对不同的使用情景选择应用不同的会议类型。 ◆签到统计，自动分析——参会人员在会议智能终端上刷卡签到后，系统自动搜集、传送出勤数据，后台进行统计，形成汇总或明细报表及部门汇总或明细。 Word 专业资料 . ◆实时监控，适时提醒——系统实时展示会议签到状况，同时，在终端设备上及时展示未到人员及明细，包含未到人员的姓名、部门、职位、联系方式等，方便用户及时与未到人员取得联系。 ◆大屏展示，尽显形象——用户可自由选配的智能会议终端有 3.5 寸、8 寸、10 寸触摸屏、21.5 寸触摸屏等。在 21.5 寸的设备中将展示会议时间、会议室名称、 Word 专业资料 . 会议名称、承办单位、签到状况等，是彰显了企业形象。 ◆临时预约，一触即发——在 10 寸、21.5 寸终端设备中，用户可以临时预约当天的会议室，方便用户快速高效的实现临时占用。 ◆品质高端，内外兼备——威尔各类型的会议智能终端外观精致、高端；设备品质一流，十多年来，因极低的返修率和极长的使用寿命广受赞誉。 Word 专业资料 . 四、终端设备 会议系统支持多种型号、尺寸的智能终端设备：3.5 寸、8 寸、10 寸、21.5 寸，其设备参数分别为： Word 专业资料 . 智能会议终端设备多数顶目 智能会议终端设备多数 顶目 2 L.5 寸内容 10 寸 8寸 屏 21 梦亨 品 ,(19 对 1 0 砌 1 笑寸液品屏 ( 10 24* 600 ) 眵 品 （ 砌 卿 ） 姐屏电容屏 射电容屏 液舞影屏 适配器叁数 笃 V , 1A. 耳 韦 1孔（士1 晓 ｝，丛 ，宜流 立 V（土1 0 %）』2A, 言L气， 1CPU主 1GH Z 1G HZ 1GH Z 存内存 8G 256M 25 6M S D 卡 l G/ 芯／4G/ 8G/16G l G l G/瓦 I船／8G/ 16G U盘 l G/ 芯／4G/ 8G/16G 1G/ 芯／4G/ 8G/ 16G l:G/芯／4G/ 8-G/ 1 6 G 坦 2咖 匆万 匆万 栈 有(FPS : 80} 有 无 码 1阳 I 有 有 有 叩 －L