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深圳市远拓兴五金制品有限公司 记录控制程序 编号：QP-002 批准日期：2014-3-25 版次/修改号：A/0 生效日期：2014-3-25 目的: 为了便于记录的标识、编目、收集、归档、查阅、贮存、保管和处理，特制定本程序。 范围：适用于本公司所有记录。 定义：（无） 职责： 行政部：负责各部门记录表格的控制； 相关部门：负责编制本部门使用的各种记录表格及记录保存。 流程图：（见附页） 程序： 记录编号: 记录表格的编号按《文件控制程序》执行。 各部门负责编制本部门使用的各种记录表格，经本部门负责人审核后交管理部统一编号、归档并编制“记录一览表”。 凡取消、修改、合并原有的记录表格时，需附上新旧两种表格并说明修改原因， 经本部门负责人签字后交管理部归档。 记录填写: 必须用钢笔、签字笔、或圆珠笔，不得用铅笔填写。数据必须清晰、完整真实、准确。原则上不得修改，如确实需要修改，则在错误数据上划线，并在旁边写上正确的数据且需修改人签注姓名及日期。 记录贮存: 记录的保存单位，应依记录的性质或时间分类归档保存，保存等依记录的索引编号依序存放。当记录需装箱储存时，在外箱上注明箱内记录的名称与记录的索引编号范围。记录应保存在干燥地方，并放置相应的防虫防潮产品以避免记录的损毀、变质及遗失。对于电脑磁片应注意储存环境及防尘。 来自供应商的记录由相关部门负责收集、保存。如供应商的检验报告业务部 第 1 页 共 2 页 文件使用前请对照公司《受控文件清单》核实版本的有效性 深圳市远拓兴五金制品有限公司 记录控制程序 编号：QP-002 批准日期：2014-3-25 版次/修改号：A/0 生效日期：2014-3-25 负责收集、保存；供应商的送货单等由生产部仓库负责收集、保存。 记录保护: 对于有可能被污染的记录,部门需在记录文件上采取保护措施. 记录检索: 为了便于品质记录的查阅，所有的记录应建立目录。 记录保存期限: 各部门根据可追溯性要求、顾客要求、数据分析的需要、产品责任、为审核 （内/外）提供证据的要求、法规要求等规定记录的保存期限 ,记录在“记录一览表”中,若客户的保存期限和本公司不同时，应由产品营销部或相关人员在接受订单或文件前必要时和客户协商，以与客户达成一致的保存期限。 记录处置: 对于已过保存期限的记录由本部门负责人审批后,由保存单位销毁，要销毀的文件须烧毀或用碎纸机粉碎。 合同要求时，在商定期内记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。 本公司不涉及软件形式的记录。 相关文件与记录 《记录一览表》 第 2 页 共 2 页 文件使用前请对照公司《受控文件清单》核实版本的有效性