文档管理制度之培训教材.pptVIP

1 负责按文件要求监督本公司各部门的文档管理 副组长 2 负责本公司资料室的管理，监督工厂资料室的管理 3 负责每年组织收集本公司相关文档归档存入资产室 第三十一页，共六十五页。 1 负责资料室的管理工作 资料室管理员 2 负责对已归档入资料室的文档按要求进行借用/借阅/复印管理 3 负责每年按要求收集本公司或工厂的相关文档，归档管理 4 每年协助组长对过期文档进行整理、销毁 第三十二页，共六十五页。 1 负责每月参照《文档类别、级别及归档范围一览表》收集文档、归档管理 部门资料管理员 2 每年将本部门文档移交资料室保管 3 负责监督本部门人员按要求摆放、归档管理文件 4 各部门资料管理员具体职责详见《文档管理人员名单及工作职责一览表》 第三十三页，共六十五页。 岗位人员 1 负责对本岗位工作输出的文档按要求进行标识、分类整理、摆放管理 第三十四页，共六十五页。 各岗位人员按《文档类别、级别及归档范围一览表》要求将输出文件存入服务器或专业系统，对个人电脑资料按要求保存 部门资料管理员对各岗位人员的电子存放情况进行监督管理 双击添加标题文字 四 岗位要求 电子文档 ◆对服务器进行分区管理，设置文件夹、权限； ◆对服务器进行备份管理 信息管理中心 第三十五页，共六十五页。 纸件文档 整理要求 每天整理文件、记录 ●字迹清晰、工整，纸张及格式符合要求，禁止用铅笔等易擦的 书写工具 ●按《文档类别、级别及归档范围一览表》中“范围”要求进行分类整理 ●废弃的资料销毁或斜画后二次使用 第三十六页，共六十五页。 纸件文档 文件夹、目录要求 ●各岗位人员须按《文档类别、级别及归档范围一览表》要求分类建立文件夹 ●对文件夹及内目进行标识 文档整理 整理要求 第三十七页，共六十五页。 万利达 管理资料 品牌管理部 公司名称 　 　 　 合同 一 万利达 品牌管理部 公司名称 　 　 　 ●用于大文件夹 ●用于小文件夹 第三十八页，共六十五页。 第三十九页，共六十五页。 第四十页，共六十五页。 纸件文档 整理要求 区分摆放场所 ●对于每天或每周需用到文件，一般摆放于岗位人员办公桌面 ●对于每月/季度需用到的文件，一般摆放于部门文件柜保存 ●半年以上需用到的文件，一般摆放于资料室 第四十一页，共六十五页。 纸件文档 整顿要求 1 2 确保文件标识与内容一致，一般情况，单个文件夹只针对一个主题资料 各岗位人员每天下班前将文件、记录分类整理 第四十二页，共六十五页。 纸件文档 送审文件或每天处理的文件可摆放于文件栏或文件夹/袋中，须对状态进行标识 送审/每天 日常使用的文件直接打孔分类 存放于文件夹/袋中。财务凭证使用专用方式捆绑整理 日常使用 移交资料室保管的文档：普通文档使用订夹或装订线进行捆绑；绝密/机密文档使用文件袋/文档盒或装订线进行捆绑 移交文件 装订要求 第四十三页，共六十五页。 ●资料管理员对本部门人员工作输出文件进行监 督管理 ●资料管理员每月初按要求收集本部门上月的相 关文档，按要求进行分工类整理、标识、形成 明细后打包，附清单 ●于年初将上年度的文档进行移交(对需要使用 的文件资料由部门资料管理员进行拷贝待用 )，移交时填写《文档移交明细》移交资料室 ●专项独立保存的以项目完结后整理、标识、 打包移交资料室 资料管理员 要求 双击添加标题文字 五 资料管理员要求 第四十四页，共六十五页。 文档类别、级别及归档范围一览表 第四十五页，共六十五页。 文档管理人员名单及工作职责一览表 第四十六页，共六十五页。 文档 管理 制度 培训 编制：蒋利 第一页，共六十五页。 第二页，共六十五页。 我们的困惑 第三页，共六十五页。 双击添加标题文字 ◆ 文件与档案的关系 ●文件（记录/规范/程序文件/图样/报告/标准）是原始追 溯证据，依产生周期收集、整理成册后，按保存时间保管； 文件 归集 保存档案 前身 归宿 第四页，共六十五页。 信息及其承载媒介！ 文件 是什么 ●记录、规范、程序文件、图样、报告、标准； ●媒价可以是纸张、磁性的、电子的、光学的计算机盘片、照片或标准标品，或他们的组合。 第五页，共六十五页。 档案 是什么 第六页，共六十五页。 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第七页，共六十五页。 档案的作用 A B C 档案认识和 把握事物发 展规律的钥 匙，寻找事 物发展规律 的可靠依据。 档案工作是维 护历史真实面 貌，渗透到人 类活动的方方 面面。 档案具有特殊的凭证作用，具有