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文件控制管理规范 文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968） 文 件 控 制 管 理 规 范 1、目的、编制、范围： 为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编 制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求 ,对文件的编制、评审、批 准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及 时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标 准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文 件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下： 2.术语： 本文件术语引用自 ISO9001：2000 质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公 司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）； 公司部门划分：运作部、计划物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理 部、仓储运输部、标准化推进办公室； 公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车 RDC、厂外 RDC、 LOC-PT，计划物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动 机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部： 行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。 各类型文件含义： 2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活 动具体途径的文件。它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。内容包括 5W1H, 即开展活动的目的（ Why）、做什么（ What）、何时（When）何地（Where）谁 （Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How） 等。此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。（程序文件：质量管理体系文 件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。 上汽 （烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管 理体系所要求的程序文件。） 2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。它可以是区 域内文件也可以为跨区域文件，为质量管理体系的第三阶文件。 2.3.3 作业文件：详细的作业活动的描述文件，内容涉及技术的细节（如：流 程、STS/TIS 、技术/操作要求规范等）。作业文件一般只涉及一个区域，有时 涉及多个区域，但它强调的是产品或作业过程的规范性，而程序支持规范性文件强 调的是区域间的沟通、联络、协调。作业文件为质量管理体系的第三阶文件。 外来文件：（各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件），为质量 管理体系第三阶文件。 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观依据的文件。记录为质量管理体 系的第四阶文件。 3. 职责 文件主要使用/涉及人员或文件主要业务归口人员负责文件的编制及维护，保证文 件与现场运作、管理的一致性。 文件编制区域主管/经理负责文件的审核/批准，文件使用/涉及区域相关负责人或 业务归口人进行文件的评审及会签。同时负责本区域相关文件的定期评审及协调、改 善推动工作。 各区域质量体系文件协调人（后文简称区域协调人）负责定期或必要时本区域/职 能块内文件编制、评审的组织及协调工作和一般性的跨区域/职能块文件的编制、评 审的组织、协调工作；负责本区域受控文件原件的保管和区域内发放工作，并负责保 证本区域内受控文件培训、目视及操作管理的规范性督导和推进。 体系工程师负责特别的（比较复杂的）跨区域/职能块文件的编制、评审的组织和 协调；负责对公司文件原件的存档及对受控文件的发放回收。同时，定期评审各区域 受控文件的存档、培训及操作管理是否符合文件规范，并出具相关报告。 班组长组织班组内文件的编制、更改及班组人员的培训工作，接受培训人员填写培 训记录。各工段长监督辖内班组的培训执行情况，培训记录由工段内负责存档。 记录文件格式由各相关区域业务归口负责人自行编制、区域主管及经理评审批准， 管理并由上一级领导监督实施。 4. 规定 文件分类 本文件所涉及质量管理体系文件主要包括 : 1） 程序支持规范性文件； 2） 管理文件； 3） 作业文件（如：流程、ST