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公司行政管理作业规程及相关文件拟写培训第1页/共37页第2页/共37页目录一、行政管理简介二、物资管理作业规程三、印章管理制度四、档案管理制度五、收、发文管理流程六、公司文件拟写第3页/共37页一、行政管理简介概念： 指一切社会组织、团体对有关事务的治理、管理和行政管理学执行的社会活动。 第4页/共37页计划控制组织协调行政管理的职能职能： 从行政管理过程来看，它主要有四项基本职能。 第5页/共37页行政管理人员的主要职责第6页/共37页二、物资管理作业规程 物资管理是公司经营管理的一项重要内容，是保证公司发展和提高经济效益的重要环节，为规范公司物资管理工作，节约降耗，确保公司物资管理符合规定要求，结合公司实际情况，特制订本制度。第7页/共37页 采购管理制度采购常规采购急需采购三不采购采购领用预算范围外，均需填急需物资申请单上报公司总经理审批，并在次月补报预算。公司工程用品、办公用品、安保用品、设施设备等所有物资采购工作无预算不采购（急需物资除外）；超预算不采购（特殊情况专项报告批准除外）；过期预算不采购。申报物资采购及领用流程第8页/共37页 固定资产采购管理流程 固定资产采购管理流程第9页/共37页 办公用品/物料采购管理流程 固定资产采购管理流程第10页/共37页填写物资采购申请表综合部提交物资需求汇总表开始统计汇总审核询价批准购买入库发放结束 物资申请及领用流程 固定资产采购管理流程第11页/共37页三、印章管理制度 固定资产采购管理流程 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要的事件发生，规范印章的刻制、用印、借用、保管与废止工作。维护公司的利益，制定本管理制度。第12页/共37页合同专用章财务专用章领导印鉴及部门（办公室）印章公司行政公章适用范围 固定资产采购管理流程 适用国投置业公司各类印章的管理。包括第13页/共37页印章的使用 固定资产采购管理流程 1、印章使用人员须按照要求填写《印章使用登记表》，综合部经理应对文件内容和《印章使用登记表》载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。 财务印章使用，财务总监须按照财务制度对使用内容及载明的情况进行核对，经核对无误后方可盖章。 2、签发支票、汇票、电汇等需加盖印章时，必须履行相关审批程序后方可加盖，印章保管人员要严格审查票据收款人、金额、用途、日期等项目是否填写齐全，与请示批件是否一致，对不填写收款人的票据，一律不予盖章。第14页/共37页印章的使用 固定资产采购管理流程 3、各类印章的使用决定权归公司总经理,必须经总经理签字认可。 4、印章原则上不允许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的应经公司领导签字批准后，由综合部派专人带章前往配合。 5、印章管理纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章，须将印章归还部门，方可办理离职手续。 6、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。第15页/共37页印章的借用 固定资产采购管理流程 1、部门（办公室）提出书面借章申请。 2、综合部负责人审核借章用途是否属实及其可靠性，并经总经理批准后，于当天须还回，并在《印章使用登记表》注明还回时间，请经办人签字认可。借条留存于公司。第16页/共37页印章损坏、丢失处理 固定资产采购管理流程 1、印章损坏或丢失后，必须立即书面写出报告，部门（办公室）负责人审核确认后，报综合部登记。综合部及时将报总经理审批，并按总经理审批意见予以备案，须予以登报声明的由综合部办理。 2、综合部按照重大工作失误对责任人予以处罚（具体处罚以总经理批示为准）。第17页/共37页四、档案管理制度 固定资产采购管理流程 为了加强公司业务档案管理，有效地保护和利用档案，规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作，为公司经营和发展服务，结合本公司实际情况，制定本作业规程。第18页/共37页档案的编号 固定资产采购管理流程 1、公司编号为：GTZY（公司名称拼音缩写）2、部门编号： 综合部编号为：ZH 财务部编号为：CW 营销部编号为：YX 企划部编号为：QH3、年份编号：引用年份序号--2011、2012、2013......4、档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字--001、002、003......第19页/共37页档案编号举例 固定资产采购管理流程 第20页/共37页工程档案业主档案合同档案设备档案4563员工人事档案物业管理运作档案72公司档案分为财务档案8来往文书档案1档案的分类 固定资产采购管理流程第21页/共37页档案的归档要求 固定资产采购管理流程 公司档案的归存，必须在文件拟写和收到后两个工作日内将原件交至综合部，由