WORD轻松批量打印奖状.pdf

轻松批量打印奖状 对于打印奖状,通常我们所采用的方法是将姓名和奖项等地方空着，等到奖状打印完毕 后再用手填写。或者是分别在奖状上更改名字，并打印。这两种方法都费时、费力，其实利 用 word 中的“邮件合并“功能通过以下四个步骤就可以轻松地批量打印奖状。 建立奖状模块 首先利用 word 制作一张模板并保存为：“奖状.doc”,将学校、班级、姓名、获奖类 别和获奖等地方先空着，确保打印输出后的格式与奖状纸相符（如图 1所示） 学校 班 同学： 在学校田径运动会中，获得 组 第 名 特发此证，以资鼓励。 杭州市学校 二〇〇六年十月 ① 建立奖状数据库 在 Excel 表格中输入获奖人及获奖等相关信息并保存为“奖状数据.XLS”,格式如图2 所示。 AA B C D 1 班级 姓名 项目 名次 2 二（2） 王×× 标枪丙 二 3 二（2） 徐×× 铅球丙 二 4 二（2） 薛×× 跳绳丙 一 5 二（2） 方×× 跳远丙 一 6 三（2） 高×× 60M乙 一 7 三（2） 胡×× 200M乙 二 8 四（2） 宋×× 跳高乙 一 9 四（1） 牛×× 800M乙 二 10 五（1） 顾×× 铅球甲 一 11 五（3） 马×× 手榴弹甲 二 12 六（1） 邓×× 800M 甲 一 13 六（5） 姜×× 100M甲 二 14 四（3） 姚×× 200M乙 二 ② 关联数据库与奖状 打开“奖状.doc”，依次选择“视图→工具栏→邮件合并”，在新出现的工具栏中选择 “打开数据源”，并选择“奖状数据.XLS”，打开后选择相应的工作簿。默认为sheet1， 并按“确定”。 将鼠标定位到需要插入班级的地方，单击“插入域“，在弹出的对话框中选择“班级”， 并按“插入”按钮。用同样的方法可以完成姓名、项目、奖项的插入。 预览效果并打印 选择“查看合并数据”，用前后箭头就可以个别浏览合并后的效果，选择“合并到新文 档”可以生成一个包含所有奖状的word 文档，这样就可以批量打印了。 利用“邮件合并”功能可以非常方便地将Excel 数据有变动或增加，只要在 Excel 表格 中修改就可