档案管理培训教程.pptxVIP

组长级干部培训系列档案管理课程目标使部门档案公有化，将要用的资料文件化，提高工作效率99-3-16在工作时常常会遇到的情况？必要的资料忘记收到什么地方去了，不能立即调出来文件柜内装满了旧资料，处理不了相同的资料在同一文件柜内分好几处存放由于主管资料的人缺席，他主管的文件不知收到哪里，以致影响了工作的进展在进行业务交接时，不能顺利地进行工作交接99-3-16确立档案管理系统的关键组织内部的各种文件资料不要放在个人手里,都能随时将他们所需要的任何文件调出来使用,为此要遵循“三不原则” ? 不能(随便)做 ? 不能(随便)发 ? 不能(随便)拿 99-3-16与文书各层次相使用的管理办法文书的制作阶段-实施“源流管理”文书的处理(复写、印刷等)-实施“分散、集中管理”文书的保管-实施“分散整理、集中保存”文书的废弃-采取“共同废弃”的形式99-3-16发挥讯息作用的三阶段对原始讯息进行分析加工，把它们归纳成便于人们掌握的形式在加工的基础上，产生某种新的想法、概念判断这一想法、概念的对错及采用价值99-3-16摆脱“讯息祸”的方法选择适合自己目标的讯息 ?接触种种讯息以扩大自己的视野、眼界 ?不要企图把所有的讯息全看懂、看会，不要受 传统观念的约束 ?要站在自己的立场，即根据自己的要求选择讯息 ?将发挥不了作用的讯息资料处理掉 ?语言是一种“虚像”，而现实是“实像”我们要确认 “现实”这一“实像” ?要凭自己的直觉、理解力，来找出必要的讯息 ?不要被你所收集到的讯息束缚住99-3-16摆脱“讯息祸”的方法节省找资料的时间 ?使用方便的分类项目 ?当天的讯息要在当天整理出来 ?不要追求十全十美的分类 ?分类项目以少为佳 ?规划出“其他”项目栏，并发挥这一栏目的作用99-3-16摆脱“讯息祸”的方法保持讯息的新颖度 ?与现实无关的资料没什么使用价值 ?重新“评估”资料的工作，要经常进行，并不断地 补充不足的部分 ?不需要的资料要下决心处理掉 ?文件资料并不是收藏品99-3-16摆脱“讯息祸”的方法提供适合于对方的资料、讯息 ?先确认对方是谁，然后在研究向对方提供什么讯 息 ?根据对方的具体情况做到“同步发信” ?结论要放在前面，文章要简洁明了 ?量多并不意味着它就是好资料 ?列举的数字要对比、组合，尽可能以图表说明99-3-16文书管理存在的问题状况没有管理场所办公环境恶化其他2.8%不能 正确地把握管理资料的内容在各部门实施着讯息的重复性管理8.8%28.2%19.9%没有采用长期保存及防灾措施11.6%13.6%14.9%各部门无法形成一个系统性的管理体制管理困难，档案管理系统处于混乱状态99-3-16文书管理存在的问题原因其他7.1%每天文件资料的产量过多7.9%没有文书管理规定42.1%11.9%18.3%12.7%没有专职负责人对文件资料的价值观不正确没有采用档案管理系统99-3-16档案管理系统的特点它是为使用文书、文件而制定的制度 而不是资料整理制度的善后处理是提供全方位服务的制度 组织当中的任何人都可以使用这些资源是一种便于实施的制度是一种能提高 办公效率的制度99-3-16文书主义和私有化的弊病文书主义的弊端公私不分追究假公济私的行为尽可能处理掉手头的文件99-3-16档案管理系统的编排使用文件（未处理的悬案文件）已处理文件99-3-16卧式档案管理采用“垂直插入”的整理方法，如同对卡片进行分类时，把卡片垂直插入卡片箱那样。 适用于“使用文件”的整理99-3-16卧式档案管理的优点（并列式整理法）可以对文件进行有系统的分类、整理、保管根据需要随时调出文件收存不费时间文件柜比其他保管容器占地少，节省空间99-3-16卧式档案管理的构成预先将所有的文书文件，按照一定的分类基准加以整理放在写有标题的文件夹中把这些文件夹横放在整理箱（多层文件整理箱）的抽屉里设立标题卡，将文件分门别类采用便于随时调出的整理方法99-3-16卧式档案管理的整理字母分类的整理法数字分类的整理法地区分类整理法职业功能分类整理法主题分类整理法99-3-16文书的使用频率100%看文件的次数（使用频率）以100为基数，其中的99次是在半年之内，一年以后调阅的次数不到一次使用频率半年2年3年1年99-3-16永久性保存的文书文件公司的史料、章程、规划公司的重要刊物、图画重要的合同书、申请书、志愿书、申报书官方认可的证件，如执照、许可证等与注册在案、专利等相关的重要文件与诉讼有管的文件与礼仪、仪式、典礼相关的重要文件内与“外部集团加入或退出本公司”相关的文件股东总会、股东名册，以及其他与股份相关的重要文件与公司资产、债权相关的文件99-3-16永久性保存的文书文件关于负责人、干部的资料传阅批审文件、裁决的重要文件重要的统计文件年度预算、决算文件与土地、房地产