会议业与会议策划实施.pptxVIP

会议业与会议策划内容提要引入案例第一节 会议业概述第二节 会议组织者第三节 会议的策划小结 飞鸟公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈定货会。秘书李玲负责安排与会人员的返程工作，李玲想先解决容易预订的近处与会者的车票，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈定货会的工作成果大打折扣。第一节 会议业概述一、会议的基本含义会议活动源远流长，历史悠久，伴随着人类历史的发展而发展。1.会议是一种围绕特定目标而开展的活动2.会议是一种高度组织化的活动3.会议是一种群体性的活动会议——是人类社会中一种聚众议事的过程，是在一定的时间和空间内，为达到一定的目的所进行的有组织、有领导、有共同议题的议事活动。第一节 会议业概述二、会议的作用发扬民主科学决策——依赖于集体智慧联络感情——对内增强组织凝聚力，对外树立良好公关形象推动工作——传达决策意图、布置落实任务、统一思想认识、协调各种关系、督促检查工作、总结交流经验、表彰弘扬先进、批评鞭策后进等。三、会议的类型第二节 会议组织者会议的主办单位主要可以分为三类： 公司 协会组织 非营利性组织 公司和协会组织是会议市场的主要组织者，两者相较，从会议次数和与会者人数来看，公司会议又占据绝大部分。第二节 会议组织者 公司公司内部会议：由公司员工参加的会议，如销售会议、技术会议、培训会议、经理人员会议和奖励性质的会议。公司外部会议：针对公司目标市场而举办的会议，参会人员来自公司外部客户，包括经销会/分销商会议、产品展示会、股东会等。兼顾内部和外部的会议：参会者既有公司职员也有公司客户，这类会议主要包括讲习班和培训会议。 大多数公司会议在酒店召开，也有些在专门的会议中心和管理培训中心召开，这些地点都要具有专用的会议设施，并配备比较高档的住宿条件。第二节 会议组织者 协会组织1. 协会组织的会议收入的几种形式2. 协会组织选择会议举办城市时考虑的因素3. 选择会议场所或酒店时考虑的因素4. 协会会议的种类5. 协会会议的共同特点第二节 会议组织者 协会组织1. 协会组织的会议收入的几种形式（1）展览收入（2）会费收入（3）附加收入第二节 会议组织者 协会组织2. 协会组织选择会议举办城市时考虑的因素（1）交通便捷（2）会议与酒店设施（3）专业技能（4）旅游景点（5）城市形象和国际认知度（6）目的地政府或会员的邀请（7）吸纳新会员的机会（8）安全第二节 会议组织者 协会组织3. 选择会议场所或酒店时考虑的因素（1）适当的会议空间（2）客房是否充足（3）餐饮安排（4）适当的展示空间（5）交通便捷（6）服务第二节 会议组织者 协会组织4. 协会会议的种类（1）年会（2）地区性会议（3）大会（4）专题研讨会（5）董事会和委员会会议第二节 会议组织者 协会组织5. 协会会议的共同特点 ·几乎各个“行业”都有自己的协会和专业会议，都有召开会议的可能，一般间隔一定时间就召开会议 ·协会会议的举办地经常变换，一般不会在一个地方连续举办两次会议 ·协会会议的分支机构往往是当地举办协会会议的发起者 ·协会会议的会期一般是4~5天，一般不会超过6天 ·协会会议的组委会一般喜欢租用容量400人以下并有相应设施的会议场所 ·大约只有15%左右的协会会议需要使用同声传译设施 ·协会会议的筹备时间一般是2~3年，有的还更长，公司会议的筹备时间一般低于一年 ·协会会议对展览空间的要求呈现不断增长的趋势第二节 会议组织者 非营利组织 这类主办者的会议与协会比较相似，主要由政府机构、工会、宗教团体、医疗卫生服务机构等，它们都是非营利性的，有不同的资金来源，很多可以使用公共资金。 在国际上，人们把这些非营利组织称为——即社会团体、军事机构、教育部门、宗教团体以及兄弟会的集合组织。 它们对价格很敏感，更易在淡季预定会议，常常由非专业人士策划，且策划人常常变化。第三节 会议的策划一、会议分析（要素）第三节 会议的策划会议策划的要素“5W1H” “6W” ( ) :谁来参加会议？会议规模、预期参加会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是否有海外代表？第三节 会议的策划会议策划的要素“5W1H” “6W” ( ) : 会议是什么类型的会议？ 第三节 会议的策划会议策划的要素“5W1H” “6W” ( ) ：组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影响参会人数等；(考虑