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会议沟通 会议沟通 在我们的工作过程中，会议可以说是一项最经常的工作。 一项调查表明：大多数商务人士有三分之一的时间是用于开会，有三分之一的时间是用于旅途奔波。有感于繁重不堪的会议邀请，万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话，他说：“我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。思考1、喜欢开会吗？为什么？2、开会有用吗？3、如果让你来组织一次会议，你会如何做好会前准备？第一节 会议的目的与类型一、会议的定义 是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。 根据不同的目的和要求，既可以将会议看作是一个集思广益的过程，也可以当作是一种信息传递方式。通过会议，可以将许多人聚集在一起，就某些问题与员工互相交换思想并提出相应的对策。会议也是向上沟通意见的途径之一，管理者可以借开会的机会听取下属或员工的意见和建议。二、会议的目的(一)交流信息(二)给予指导(三)解决问题(四)作出决策 一个有效的会议，应该能使与会者心情舒畅并积极参与，使大家通过有效的方式得以沟通，从而获得有用的信息或达成一致的合作协议。三、会议的类型(一)谈判(二)通知(三)解决问题(四)决策(五)交流第二节 会议的组织一、会前准备(一)明确会议的必要性 任何会议在安排的时候,首先要自问一个十分简单的问题,就是“开这次会议真的有必要吗?” 事实上，有些没有获得实质性结果的会议存在的问题并不在于组织得不好，或者持续时间过长，而在于它们从一开始就压根不该举行。(二)确定会议的议题 会议议题，简单地说就是会议所要讨论的问题和决策的对象。任何会议应该有其明确的议题，一般由主管领导提出，由领导集体讨论决定。 主要有两类： 一是讨论工作中出现的问题。 二是分析未来工作中可能会发生的问题。 安排会议议题应该注意以下几点：1、议题必须紧扣会议目标2、议题数量要适中3、各议题之间最好存在有机的联系，且按逻辑顺序排列4、应清楚地指出各议题所需要讨论的时间(三)拟定会议议程 议程来源于拉丁语，其字面意思是“那些必须要做的事务”。拟定会议议程就是按会上要讨论的 问题的重要性和类别依次排序，并限定各项内容商议的时间。 一般来说，主要的排前面，次要的排后面；迫切性强，需要立即做结论的，应往前排，时间余地大的，往后排；需要与会者高度集中讨论的问题往前排，大家有极大兴趣、往后排。 会议议程应包括会议时间、地点、议题及参加对象。 资料：典型会议议程实例M计算机公司一号项目检查会议日期：2006年10月16日，星期一时间；下午2：20----3：45地点：B大厦第二会议室会议目的：研究一号项目进展情况议程：1、公司第四季度销售情况2、杜民做关于CPU进展报告3、陈汉做关于CASE设计进展报告4、李强做关于软件进展报告附件：1、软件进展报告，第7号2、CASE设计进展报告，第2号3、关于软件问题的短文(四)准备会议资料 为了帮助理解和日后的参考，会议要事先准备一些相关的资料。 准备资料时应根据其用途，做到内容准确、简朴、易懂。对需要一定时间理解的资料，尽可能在会前发，以保证与会人员有充分的时间来研究。分发的资料中，还要规定用后的处理办法，特别是一些保密资料，应特别规定。(五)确定与会人员 确定与会人员，实质上也就是要确定与会人员的结构和规模。在人员结构上，哪些人应参加会议，取决于会议的性质和目的。包括以下几类人：1、对会议主题有深入研究或对情况较熟悉的人2、对会议目标及成果起关键性作用的人3、有权作出决策的人 在确定与会人员规模上，要本着精简高效的原则，一般企业控制在10人以内。事实上，与会者越多，能够充分利用个人才智的可能性就越少，主持人也就越难有效的控制会议的进程。确定与会者规模参考与会人数会议目的决策制定和关键问题解决 5问题识别或头脑风暴 10 15研讨会和培训班 30信息研讨会 不限正式报告会（六）安排会议时间 时间安排是成功会议的关键所在。安排会议时间包括，何时开会，开多长时间，何时结束，以及如何按时开始。 时间安排不当，会使会议在很多方面出错，比如：会议太短，一半议题要留在以后讨论；会议太长，人们在多出来的时间里无所事事；时间分配不平衡，在某些议题上花太长时间，却匆匆跳过其他一些议题，等等。 会议的时间安排必须按照实际情况来计划、组织，以便会议顺利进行。1、何时开会 最合适的开会时间是所有必要出席的与会者都能出席的时间。2、开多长时间 会议的起止时间要根据会议的性质加以规定，不宜一概而论。 根据大脑生理学的理论，要召开一个有效率的会议的最佳时限，包括中间休息，是三个小时，不休息两个小时。国外有些公司甚至规定，最长不能超过1小时，如果期间解决不了，只能认为议题太大，必须开小组会重新研究。3、何时结束 就像有开始时间一样，会议也应该有结束时间。但很多会议都没有具体的结束