2023年文书档案管理制度_1.pdfVIP

志不强者智不达，言不信者行不果。——墨翟 2023 年文书档案管理制度 2023 年文书档案管理制度 1 (一) 文件管理制度 第一条 管理要点 1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量， 充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文 件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公 司全称及文件性质 ;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范， 表达无歧义。 4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好 相应的文字记录，以备查阅。 第二条 制度规范 1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执 行。 2、 公司上报下发正式文件的权利主要集 中在行政人事部，各部门一律不得 自行向上、向下发送正式文件。 3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发 ;各部门 需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误 天行健，君子以自强不息。地势坤，君子以厚德载物。——《易经》 一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。——《增广贤文》 后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经 理盖章，签发。 4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管 理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级 程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。 7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定 稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签 字批准，按照文件管理制度进行处理。 第三条 文件管理流程设计 1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下 发文件→文件存档 2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档 →文件销毁 3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件 销毁 (二) 文书管理制度 第一条 管理要点 丹青不知老将至，贫贱于我如浮云。——杜甫 百学须先立志。——朱熹 1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全 性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指 导作用。 2、 文书管理范围包括：一般性文书 (通知、公告、提案意见、会议纪要、 总结汇编)、行政人事部发文文书 (学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存 档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。 3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内 容可根据文书具体内容进行调整。 4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档 与电子文档的同步更新。 第二条 制度规范 1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习