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职工档案管理制度制度 1. 引言 职工档案是企业管理的基础性文件，为企业管理提供了重要的依据和信息。为了实现职工档案的规范化管理，保证档案信息的完整性、安全性和隐私性，制定本制度。 2. 适用范围 本制度适用于本企业所有职工档案的管理。 3. 档案管理原则 本企业职工档案管理遵循以下原则： 完整性原则：职工档案应当记录职工的全部教育、工作经历和奖惩情况，并及时更新、完善相关信息。 安全性原则：职工档案应当严格保密，不得向外泄露。 准确性原则：职工档案信息应当准确无误。 便捷性原则：职工档案管理应当便于查询和使用。 4. 档案管理内容 档案种类：职工档案按照各种情况分别设立人事档案、考勤档案、社保档案、劳动合同档案、培训档案等。 档案收集：职工档案收集包括职工入职时的相关资料、个人信息变更资料等。 档案存储：职工档案以纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储，纸质档案存放在专设的档案室，电子档案存放在专门的服务器中。 档案查阅：职工及其委托人应当有权查阅自己的档案，管理人员在职工需要提供证明时，需要出具相关证明文件。 档案借阅：档案公司内部可以申请借阅，但需由公司总经理批准，同时在借用期内应当加强保管。 档案销毁：职工离职后满两年应当销毁其档案，但个人信息需要保留。 5. 档案管理流程 信息采集：公司人事部负责搜集、核实员工的基本信息，包括影印员工身份证、学历证书、工资卡、照片等。 档案建立：收集完毕后，将员工基本信息整理并录入电子系统和纸质档案，分为人事档案、考勤档案、社保档案等。 档案存储：人事部统一负责管理公司员工档案，采用纸质档案和电子档案相结合的方式存放，电子档案交由信息部管理。 档案查阅、借用：员工及其委托人应当有权查阅自己的档案，公司内部申请档案借用需由总经理批准。 档案销毁：公司人事部门应当按照规定，定期审查公司员工档案，对离职员工档案进行彻底清理，满两年应当销毁员工档案。 6. 档案管理的制度保障 职责规定：人事部门负责制定档案管理制度和保密制度，并对公司员工的档案及信息负总责。 合规审计：公司领导对人事部门的档案管理制度进行监督，并对档案进行定期审查，保证档案的规范化管理。 内部教育：人事部门应当对公司员工进行档案管理的培训，提高员工的档案管理意识和资料收集质量，加强安全保密意识。 档案保密：公司对职工档案进行保密，严禁外泄，遵照国家相关法律和规定办事。 严格审核：人事部门对员工档案进行严格审核和控制，保证档案信息的真实性和准确性。 7. 责任追究 对于未按照本制度规定进行职工档案管理、保密、审核和销毁的，将依照公司相关规定对责任人进行追究。 8. 结束语 本制度是公司职工档案管理的基础性制度，其内容具有权威性和可操作性。人事管理部门应当对本制度内容进行宣传和培训，强化公司员工档案管理的意识和规范化标准。