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员工人事档案管理制度 一、制度背景 为规范企业员工人事档案记录和管理，确保员工信息的真实性、完整性和安全性，防止信息泄露和丢失，特制定员工人事档案管理制度。 二、制度适用范围 本制度适用于公司全体员工的人事档案记录和管理。 三、人事档案包括内容 员工个人基本情况：包括员工的姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、学历、单位等。 员工身份证件：包括身份证、户口本、护照等。 员工入职信息：包括员工入职日期、岗位、职位、薪资等信息。 员工考勤记录：包括员工每日的上下班时间、请假条、加班记录等。 员工工资、奖金、福利等发放记录：包括员工每月的工资、特殊奖金、补贴、福利等信息。 员工培训记录：包括员工接受的公司内部培训、外部培训、培训时间、培训内容、证书等信息。 员工晋升、调动、离职等变动记录：包括员工由于晋升、调动或离职产生的记录。 四、人事档案存储和保密措施 存储方式：人事档案须用四号袋封装并全部编号，存放在专门的人事档案室中。 认真撰写：人事档案内容应按照规定时间、人员、部门、次序、格式和规定标准， 严格、精心撰写。 档案保密：人事档案应严格保密，禁止私自披露、修改、销毁、带离室内，发生丢失或被盗事件，应立即报告上级领导和公安机关处理。 电子存储：档案管理部门按照规定，将人事档案的电子版保留备份，以备不时之需。 五、人事档案管理流程 招聘前：人力资源部门（以下简称HR）向候选人确认身份证件号码和联系方式，通过人事系统建立新员工档案，并向新员工发放《劳动合同》和《员工手册》等资料。 入职流程：新员工凭身份证、毕业证、离职证明等资料上岗，HR进行入职手续，并收集员工个人资料完成档案建立。 档案归档：新员工档案建立后，档案管理员依据编号、姓名、岗位等信息，存入对应的档案柜中。 档案查阅：员工本人、上级领导、HR等有权查阅员工的人事档案，需要建立查阅登记，记录查阅人、查阅时间、查阅目的等信息。 六、违反制度的惩罚措施 未经允许私自查阅、复印、篡改他人档案信息者，一经发现，停职检查并处以严重的行政处罚。 档案丢失、毁损等情况发生后，应及时通知公安机关进行调查，并由操作人员承担相应的赔偿责任。 未经许可私自将人事档案带离室内者，一经发现，给予严重警告并作出相应处罚。 七、制度实施 本制度自公布之日起实施，人事档案室、相关部门要认真贯彻实施本制度，以确保员工人事档案的真实、完整、安全。