文件管理制度.doc

文件管理制度 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护文件的完整和安全，特制定本制度。 1 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 2 职责 2.1人事行政部负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 2.2 人事行政部负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 2.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 2.4 文件编制、审批、发布的权责 （1）人事行政部负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。 （2） 财务中心负责制定公司财务管理制度文件。 （3）生产部负责制定公司生产管理制度文件。 （4） 研发中心负责制定公司技术管理制度文件。 （5）公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3 文件分类 3.1 文件属性分类 （1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 （2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。 （3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等。 （4） 技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。 （5） 外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。 3.2 文件密级分类 绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品配方、原理图及关键技术资料；公司财务总体状况资料。 机密文件： 公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。 各阶段的营销政策及商务、服务策略。 公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录。 公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。 研发输出的产品标准、产品零部件图纸、技术论文、产品成本核算资料。 公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。 秘密文件 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。 公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。 公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、调动、奖惩信息。 供应商档案、采购合同/价格协议、商务谈判记录等。 客户档案、销售合同/价格协议、商品需求及报价信息、商务谈判记录。 产品材料明细表、技术规范、经验规程、各类工艺文件。 各类印章（含印模）和重要证件。 无密级文件：公司公开发布的管理制度、工作流程、产品说明书、通知/通告、一般性决定和决议等。 3.3 文件可以呈任何媒体形式，如文本、照片、电子媒体等。 4文件归档、发放、保管 4.1文件归档 （1）经审批后的文件，由文件归口部门文件管理人员负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。 （2）各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管，并按文件分类建立本部门各类文件的“文件/记录目录”。 4.2 文件发放 文件归口部门编制“文件发放登记表”，确定文件发放范围、份数，受控文件须经文件归口部门负责人或公司主管负责人审批，非受控文件有文件发放部门确定自行确定。 文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在“文件发放登记表”中签名。 4.3 文件保管与借阅 （1）文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。 质量手册及程序文件，人事类文件，行政性文件正本存放在人事行政部。 公司级管理文件正本存放在人事行政部，部门级管理文件由部门文件管理人员保管。 财务类有关文件正本按文件归口存放于文件产生的财务中心。 营销类有关文件正本按文件归口存放于文件产生的销售中心。 技术文件正本按文件归口存放于文件产生的研发中心。 外来文件正本依文件分类存放于人事行政部及相应的文件接收部门 文件借阅：各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。 文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。 4.4文件的作废与销毁 各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废文件应做好标记，隔离存放。 经确定需销毁的文件，由文件保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员批准后销毁。 （3）文件销毁方式视文件的密级及所载内容，可采用如：烧