采购控制程序文件.docxVIP

1 一 寸 光 阴 不 可 轻 采购控制程叙文件 1. 目的 对采购物资的全过程进行管理控制，以确保其符合公司采购流程及规定要求。 2. 范围 合用于原材料、外购物料及服务等物资采购的控制。 3．职责 3.1 采购部负责组织对供应商的评价工作，并提供《合格供应商一览表》，负责对 各部门提出采购申请程序进行把控。 3.2 项目部或者申请部门负责提供采购需求说明或者技术性文件。 3.3 采购部采集汇总编制《月采购计划报表》，于次月 1 日前提交月采购计划，每 月 5 日前(含 5 日)提交上月采购报表。以上表格分公司采购人员制作后、提交至集团 采购部各区域负责人处进行审核，待审核通过后，方可采购。 3.4 收货部门及使用部门负责采购物料的检验、验证。 3.5 仓库负责按公司要求对采购物资进行管理(如配有仓库此条有效)。 4. 采购工作程序 4.1 采购需求文件及采购计划 4.1.1 项目部负责编制采购需求文件，普通包括：名称、数量、质量要求、标识方 法、交货方式及交货期等； 4.1.2 采购申请文件分为三种：月度采购计划申请、采购签报申请、暂时物料采购 申请。 月度采购计划：由需求部门申请后，发送至采购员处汇总，采购编制好月度采购计 划汇总表后，需由分公司财务、总经理签字后，另发送至集团采购部进行申批，集团采 购部审核通过后方可进行采购配送。 2 一 寸 光 阴 不 可 轻 签报申请： 即在公司内网 OA 系统由申请部门发起需求， 经由部门负责人、集团采购、 财务、总经理、集团办公室、董事长批准后方可采购。签报申请普通用于固定资产、临 时采购超过 2000 元标准时使用。 暂时采购申请：即在月度计划外采购(如：暂时进场、开荒、特殊要求等)，且采 购金额未超过 2000 元的，需由申请或者使用部门填写暂时材料申请单，再由部门经理、 分公司总经理签字后方可执行采购。 具体操作请参考“采购流程图”。 4.2 采购具体操作流程及要求 4.2.1 新进场采购操作流程 4.2.1.1 新项目成立， 分公司采购人员到岗后首先按项目需求， 确定申请文件模式， 项目的作业车辆采购，如：洒水车、洗扫车等，这些车辆采购普通需要供货周期，确定 好需求可直接走公司内网 OA 签报进行申请，部门领导审批，再发至集团车辆管理部相 关人员、财务、集团办公室、董事长挨次批复后由集团车辆管理部人员负责车辆采购事 宜。 4.2.1.2 新项目办公家具及小型设备采购人员需进行询价比对，至少货比三家，家 具询价内容需提供图片及材质等信息；小型设备需提供相关参数；电脑、打印机等办公 设备需提供品牌及配置、保修条款等，京东采购是比对价格之一，以上询价比对后，需 走公司内网OA签报进行申请，分公司采购在乎见栏内需说明询价情况、付款方式及采 购意见，报请集团采购部审批，按流程审批完成后方可进行采购，付款方式需采用月结 对公转账，除网购外，其它均需签定采购合同。 4.2.1.3 新项目常规物料采购普通在当地进行采购配送，选择供应商应按 《供应商 管理程序》文件进行操作，首次采购需在当地进行至少三家比对询价(城市规模大最好 五家)，询价内容包括：单价、是否含税(专票或者是普票，专票需注明抵扣税点)、支 付方式等。询价完成后需走内网OA进行签报申请并报集团采购部进行审核，挨次批复 后方可进行合作，并与供应商签定框架协议。 3 一 寸 光 阴 不 可 轻 4.2.1.4 新项目费用支付如房屋租金、油卡充值费用等，均需走采购签报申请。 4.2.4.5 采购人员根据采购计划，应以合同定货、对公账务往来为主，市场零星采 购为辅原则，在《合格供应商一览表》内选择供应商进行采购。 4.2.2 常规采购、物控具体操作流程 4.2.2.1 定单： 采购人员收到物料申请单后 (需有部门经理及分公司总经理签字) ， 首先进入 ERP 系统录入定单(具体操作参考《采购 ERP 操作手册》)，定单打印后给直 属部门经理签字，签字后传真或者扫描给供应商(原件采购按月装订存档备查)，供应商收 到定单后打印两份，一份盖章确认与当月送货单一起送交我公司采购员，采购员登记采 购合同台账，支付付款时需作为附件一并附在付款申请单中，另一份供应商存档备查。 4.2.2.2 送货单：供应商需提供一式三联的送货单需盖章(打印件最好)，如果送 货直接到项目上，由项目接收人核实物料无误后在送货单上签字，签字后的送货单一份 留存项目，另一份随定单配送或者邮寄给分公司物控或者财务部会计处； 送货到仓库则仓管人员核对无误后在送货单上签字， 签字后一份留存仓管人员， 另 一份与定单一起配送(或者邮寄)到分公司物控或者财务部会计处，送货单是财务入库及付 款的依据，支付货款时需作为附件一并附在付款申请单中。 4.2.2.3 入库单：物控或者财务