HY_T 139-2011海洋行政执法档案业务规范.pdf

ICS 01. 140.20;07. 060A 14中华人民共和国海洋行业标准HY/T 139—2011海洋行政执法档案业务规范Operational norms for archiveson the oceanographic administrative law enforcement2011-02-16 发布2011-03-01实施国家海洋局发布 HY/T 139—2011目次前言II1范围2规范性引用文件3 术语和定义总体要求44.1齐全性4.2完整性4.3准确性4.4系统性4.5真实有效性4.6安全性5收集积累6整理组卷6.1文件整理6.1.1纸质文件整理6.1.2　照片文件整理6.1.3电子文件整理6.2案卷整理6.3　装订6.4　案卷排列7 著录编目7.1页号编制7.2档号编制7.3案卷封面编制7.4案卷卷脊编制7.5卷内目录编制7.6备考表编制7.7加盖档号章7.8 案卷目录编制7.9文件目录编制7.10电子文档编目·8归档9保管利用10鉴定移交附录A（规范性附录）海洋行政执法文件归档范围及保管期限附录B（规范性附录）海洋行政执法档案案卷封面、卷脊、档案业务用表格式图示101 HY/T 139--20117.9.2文件目录适用于归档文件的管理、检索、查询及档案移交时使用。7.10　电子文档编目7.10.1电子文档登记表格式见图B.8。7.10.2电子文件目录格式见图B.9。7.10.3电子文件载体装具封面格式见图B.10。8归档8.1各级执法机构指定立卷人完成应归档文件的收集、积累、组卷，承办人或该机构的业务分管领导负责检查卷宗质量并监督立卷人按期向相关档案管理机构归档。8.2已完成立卷的卷宗应向本级执法机构的档案管理部门进行归档，归档时应办理正式归档手续，填写归档记录表。归档移交记录表格式见图B.118.3海洋行政处罚、执法专项案卷应在执法活动结束后四个月内归档。8.4对已做出处罚决定，但自处罚决定做出之自起年内未执行完结的案件，已形成的文件由执法单位予以登记备案，交由相关档案部门管理。8.5未指定具体承办人员的独立或联合执法专项，由主办该活动的机构负责人指定人员行使立卷人的职责，具体负责该专项应归档文件的收集、整理和立卷工作，其他协从机构，根据每次活动的性质和规模，指定相关人员配合做好归档立卷工作。8.6各执法机构应按年度对执法档案的归档情况登记造册，汇编档案目录。档案目录由案卷目录、文件目录、归档说明三部分组成。量、中止执行案卷数量。8.7已经归档的案卷需增添文件的，应按归档要求,在归档记录表上补充记录所增添的内容。9保管利用9.1立卷人应根据海洋行政执法档案的归档范围及保管期限表（见表A.1），在案卷封面标注案卷的保管期限。9.2海洋行政执法档案保管期限的划定原则是a）对社会和公共利益影响的重要程度；b）处罚案件的罚款额度；c）实施专项执法的主体级别和处罚案件执行的程序。9.3执法档案保管期限具体划定时应综合考虑上述原则标准，保管期限划定时应就长不就短。9.4保管海洋行政执法档案的机构应具有足够的库容空间，应具备防火、防潮、防盗、防虫及温度、湿度的调控等条件。环境温度适宜范围：14 ℃～24℃;相对湿度适宜范围:45%～60%。9.5执法档案保管单位应按照便于保管、方便利用的原则对不同载体的归档案卷进行分类、排列和保管，提供案卷目录、文件目录供检索利用。9.6利用执法档案，应按有关规定办理手续，填写档案借阅登记表。档案借阅登记表格式见图B.12。10鉴定移交10.1档案鉴定小组由执法、保密、档案等部门领导及工作人员组成，定期对已到保管期限和到期作降 HY/T 139—2011解密处理的执法档案进行鉴定。由至少2人在指定地点销毁，并在销毁档案登记上签字。销毁档案登记表格式见图B.13。10.3由不同执法机构共同实施的同一执法活动，所形成的档案应向同一档案部门移交。10.4机构之间的档案交接填写档案交接文据，档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。档案交接文据格式见图B.14。10.5组织机构发生变动涉及档案跨机构移交时，交接双方应认真办理交接手续，填写档案交接文据。8 HY/T 139--2011附录A（规范性附录）海洋行政执法文件归档范闺及保管期限海洋行政执法文件归档范围及保管期限见表A.1。表A。1海洋行政执法文件归档范围及保管期限序号丨类别应归档文件内容保管期限1.任务书、批推文件；2.．相关法律文书;海洋行政执法专项对社会和公共利益影响程度较重、3．工作过程文件（包括：工作方案、计划、日报告、月报告、航次报告、应急报告、通报、专报、通知、报告、报道、总结汇报等）；实施专项执法机构的主体级别较高14．获取的证据性文件；(国家、省、海区)为永久，其他影响程5．执法机构的确认、裁决、