物品采购管理制度.docx

物品采购管理制度 物品采购管理制度 一、适用范围 本制度适用于公司内部所需物品的采购流程管理，旨在规范物品采购的相关流程、责任和控制，并建立完善的审核、监督制度，确保采购过程的合法合规。 二、管理原则 1.依法合规：遵守国家法律法规，严格执行采购程序规定。 2.公开透明：公开采购信息，公平竞争。 3.合理有效：保证物品采购的合理性和有效性，防止浪费。 三、责任人员及职责 1. 采购员：负责制定采购计划，寻找供应商，编制采购文件等，同时负责与供应商的沟通、价格谈判和签订合同，并确保供货及时。 2. 采购审批人：对采购计划、采购文件、采购单据等进行审批，确保采购流程的合法合规和审批程序正确。 3. 物品保管人：负责对采购的物品进行入库管理、记录物品流向和物品消耗情况，及时更新库存记录。 四、采购程序 1. 制定采购计划：根据公司实际需要，制定采购计划，并审批采购预算及采购计划。 2. 寻找供应商：采购员可以通过发布公告、联络原有供应商、参加招标会等方式找到供应商。 3. 编制采购文件：制定采购文件，详细说明采购物品的规格、数量、质量标准、技术要求、价格等内容，并建立采购档案。 4. 合同签订：在签订合同前，需对合同条款进行沟通、谈判，确保合同内容符合实际需求，价格公道合理，合同内容符合法律规定。 5. 物品验收：采购物品经验收合格后进行入库，并及时进行库存记录更新。 五、监督与管理 1. 采购文件归档：对采购文件进行分类储存、归档管理，备查期限不少于3年。 2. 验收管理：建立物品验收制度，过程中实行双方签收制度，并对物品实行台账管理。 3. 财务管理：合同结算前，财务应对采购文件、采购单据进行审核管理。 4. 投诉处理：如发生投诉，采购员应该及时处理并记录，同时完善自身工作纪录。 附件： 1.采购计划模板 2.采购文件编制模板 3.物品验收记录表 4.物品入库记录表 5.采购流程图 法律名词及注释： 1.《招标投标法》：中华人民共和国于2000年2月24日颁布的法律规定，主要涉及对招标投标活动的监管和规范。 2.《中华人民共和国合同法》：中华人民共和国于1999年3月15日颁布的法律规定，是中国民法总则的重要组成部分之一，对合同的签订、履行等方面做出了规范。 3.《公司法》：中华人民共和国于1994年12月29日颁布的法律，规定了公司设立、运营、管理、变更及解散等问题。 可能遇到的困难及解决办法： 1. 供应商不合格：采购员需对供应商进行评估，排除一般的风险并与供应商进行细致的沟通与谈判。 2. 购买数量超出预算：需要重新制定采购计划，向上级领导进行申请，争取更多的采购预算。 3. 采购流程不严密：建立有关制度，改善流程，提高办事效率。 4. 采购文件不符合法律规定：在采购文件编制过程中，需特别注意法律法规内容，避免违法操作。