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会展会议服务规范 Convention and exhibition service standards （征求意见稿） I T/GFOA 00X—2023 目 次 前言 错误！未定义书签。 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 术语和定义 1 4 基本原则 1 5 会议服务内容 1 6 服务流程 1 7 服务监督 3 II 1 T/GFOA 00X—2023 会展会议服务规范 1 范围 本文件规定了会展会议服务的术语和定义、基本原则、会议服务内容、服务流程、服务监督。 本文件适用于展会配套的会议服务。 2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。 3 术语和定义 本文件没有需要界定的术语和定义。 4 基本原则 4.1 以主办单位、参会观众为核心的服务理念应始终贯穿于会议服务过程中。 4.2 会议服务提供者应诚实守信，依法经营，并提供专业、规范、安全、有序、有成效的配套会议现 场服务。 4.3 会议服务提供者具备专业服务态度，应做到认真负责、主动积极、热情耐心、细致周到，并使用 文明礼貌用语。 4.4 会议服务应符合国家有关搭建安全、消防安全、食品卫生安全等法律法规的要求。 5 会议服务内容 5.1 会议服务应确保对接的服务内容与质量的完整性、统一性、及有效性，保障会议顺利举办。 5.2 主要提供以下服务内容： a) 会议厅租赁; b) 会议厅布置; c) 提供会议厅使用相关服务。 6 服务流程 6.1 会议室租赁洽谈 6.1.1 执行人现场接待客户，进行场馆会议厅的情况介绍，内容包括但不限于：相关会议厅的交通、 位置、面积、价格、路线等。 6.1.2 确定客户意向后，及时向客户发送场地资料及现场服务初步确认，内容包括但不限于： 2 T/GFOA 00X—2023 a) 确定活动时间及场地面积需求； b) 现场布置需求； c) 会议时间流程安排； d) 与会嘉宾及参会人员数等。 6.1.3 客户资质审核，主要包括： a) 客户企业营业执照、查询及审核客户企业相关信息； b) 确认并录入客户信息。 6.1.4 确认客户需求是否需要报批，主要包括： a) 预定档期时应告知客户大型群众性活动、文广新局等报批规定； b) 提醒其向相关部门进行报批的时间节点，并提交相关文件材料。 6.1.5 进入合同审批及签订流程，主要内容包括： a) 明确合同具体内容； b) 合同审核及签订。 6.2 会前筹备 6.2.1 会议活动图纸审核 应根据消防安全要求，规范活动审图，确保活动举办符合消防及施工安全管理要求，提升现场统筹 服务指引，图纸审核内容包括但不限于： a) 安全消防通道距离; b) 舞台安全搭建方案; c) 统一物料堆放区设置; d) 现场用电设置等。 6.2.2 会议活动证件审核 应协助客户规范地规划各类型的会议及活动入场流程，各项工作能有序合规地进行，证件审核内容 包括但不限于： a) 工作人员、嘉宾等证件； b) 重要物品出入证件; c) 嘉宾车证及货车车证等。 6.2.3 会议活动任务执行 保障客户服务需求的顺利执行，宜制作成统筹任务书作为服务执行结果要求。统筹任务书作为指令 性文件对各执行层下发,各项任务的制定均以办会过程各项服务有序地进行为目标。主要过程如下： a) 向客户收取入场资料并编写统筹任务书； b) 会议活动进场至少提前三天将统筹任务书下发各执行层； c) 监督任务书执行情况。 6.3 会议现场服务 6.3.1 会议现场服务保障 3 T/GFOA 00X—2023 协助客户规范地使用会议及活动的场地，保障客户在举办会议及活动的过程中所需的服务得到满 足，并保障各项服务有序地进行，包括但不限于： a) 会议搭建全程跟进，以安全搭建为核心贯穿全过程； b) 设施设备服务保障（供电供水服务、投影音响服务等）； c) 其他配套服务保障（会务布置、嘉宾接待、车辆停放、用餐等）。 6.3.2 服务品质监督 加强与相关部门的协作性，组织相关部门进行现场巡查，监督落实各环节的服务标准，如发现未按 统筹任务要求执行的，须及时与相关部门协调整改，并跟进后续的整改结果； 以确保会议活动在布置、 进行、撤场整个过程中有序进行，主要内容如下： a) 安保部：车辆调度、人证车证的管理、现场动线指引、会场秩序维护、门禁管理等； b) 清洁部：场地清洁、洗手间物料配置、设置定岗清洁人员、绿植摆放等； c) 工程部：用电设备、空调能耗设备、特殊悬挂安装、投影音响设备、 电梯设置、场地验收等； d) 会务部：桌椅摆放、布草设置、地毯设置等。 6.4 会后归纳总结 6.4.1 完成