档案管理及保密制度.docVIP

第六章 档案管理及保密制度 第一条： 总则 本制度的档案指公司平常工作中发生的重要书面文献、音像资料，涉及：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事档案由人才交流中心代管）。公司对档案实行集中管理。 第二条： 档案管理架构 公司档案管理由办公室主管，并设有综合档案室。 综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各部门设兼职档案管理员。 综合档案室负责公司所有重要档案原件的管理。各部门由兼职档案管员负责档案的收集、整理和移交工作。 第三条： 档案分类： 文书类档案 政府部门各类文献 公司对外、对内各类正式发文 法律公文 项目文献 工程技术类 开发档案 预算协议档案 工程档案 财务类档案 协议类档案 公司各类证照 第四条： 归档工作流程 档案工作分为八个环节：收集 、整理、鉴定、保管、编目、检索、记录、运用。 各部门以工程项目为单位，按档案分类规定，在第一时间将文献、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。 各部门按规定建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据规定将档案原件移交公司综合档案室。如部门确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。 第五条： 归档规定 归档文献必须完整齐全。 归档文献必须按规定分类整理、编目。（登记目录见附表1） 档案编目 文书类档案：年度+（项目）部门+案卷号 如：2023/市场/001 工程类档案：年度+工程项目+档案分类+案卷号 如：2023/回龙观/工程/001 财务类档案：会计年度设立 协议类档案：部门（项目）+协议类型+年份+案卷号 归档文献不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。 音像档案规定:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运营。 照片、底片规定清楚完整，并附有说明文字材料，涉及事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。 录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。 第六条： 档案借阅、移交 公司档案室档案原则上不外借其他单位，如确需外借，需经公司主管副总批准。 借阅档案、证照一律办理借阅手续（档案借阅单见附表3）。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借别人。 各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准 。 公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作, 将档案移交表填写清楚。（附表4） 第七条： 保管和保密制度 存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒，且规定标记明确。 档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。 档案的保密严格执行档案保密制度，采用相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。 节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。 第八条： 附则 工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。 附表1 档 案 目 录 档案编号 文号 文献标题 负责人 页数 日期 备注 借 阅 档 案 登 记 薄 序号 日期 单位 （部门） 案卷或文献题名 用途 批准人 借阅人签字 归还日期 备注 附表4 档案移交接受登记簿 档案目录号 档案名称 所属年度 移交(接受)日期 移交(接受)因素 档案数量 页数 本数 备注 移交人(签字): 接受人(签字)