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外婆叫我接待客人原版 秘书接待客人计划 秘书接待工作计划 (一)接待规格及接待计划的主要内容 接待规格有 3 种： (1)高规格接待;(2)对等接待;(3)低规格接待。 影响接待规格的因素有： (1)对方与我方的关系;(2)一些突然的变化会影响到 既定的接待规格;(3)对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。 接待计划的内容有 4 项：(1)确定接待规格;(2)日程安排;(3)经费运算;(4)工 作人员。 (二)制定接待工作计划的程序 制定接待计划的程序是：了解背景资料 rarr;草拟接待计划 rarr;与本单位相 关部门沟通情况 rarr;与来访者沟通情况 rarr;报请上司申批。 (三)制定接待工作计划的注意事项 (1)如果本单位有接待方面的规章制度，秘书应严格遵照执行。(2)要注意了 解来宾的饮食习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳。 (3)在接待过程中，要特别做 好保密工作。 秘书接待客人注意事项 不浪费客人的时间 如果是接待有预约的客人，事情就比较简单，把他带到预先定好的会议室， 及时通知预约的部门就行了。如果客人没有事先预约，那么，就要详细地问明客人 有什么事，要找谁，马上与有关部门联系。现在经常有这种现象，秘书在没有弄清 客人到底找准合适之前，就把他带到市场部;到市场部后，市场部的人说客人的事 是销售部负责，当他们来到销售部时，人家又说这方面的工作已移交给企管部这种 来回往返，让客人感到十分难堪，这实际上是对他的不尊重。因此，在这种没有把 第 1 页 共 3 页 握的情况下，最好是请客人稍等一会，先用电话与有关部门联系一下：“天地公司 的先生有件关于广告的事，是不是请你们接待一下?”这样就可以少碰许多软钉 子，客人也会感到你的热情。 客人较多的时候 在客人较多的时候，秘书要坚持先来后到的接待原则，有些客人虽然是初次 来访，但说不定他就是总经理几十年没见面的老同学。如果秘书在接待客人时不坚 持先来后到的接待的原则，熟人优先，让客人明显感到薄此厚彼，那心里肯定不痛 快。因此，即使是总经理的座上客，也得按先后顺序接待。其实，只要你对他们点 点头，表示一下歉意：“实在对不起，请您稍等一下。”他们大多都会理解。 现在有许多送水、送饭、文具、快递公司的人上门推销，这多少会影响一些 前台的接待工作。即使如此，秘书也不能表现出一副不耐烦的样子，摆出一副高高 在上的架势。你无形的优越感会让他们产生自卑感，甚至产生怨气。当他们推销的 时候，你只要婉言谢绝，他们一般不会胡搅蛮缠。 有时候会出现这样的情况，穿快递服装的客人并不是快递公司的，而是公司 某位老总的亲戚，或其他重要单位的客人，如果前台秘书以衣帽取人，那到时候局 面可能就无法收拾。 另外，接待客人不只是值班秘书一个人的事。客人是公司的客人，但现在有 些人在走廊上碰到客人，却视而不见。在一些秘书看来，这只是一件小事，但在客 人看来，这是做秘书的缺乏教养的表现，是公司管理不严的表现。不是你值班，不 一定要专门停下来打招呼，但是，点个头、问声好的礼貌还是要有的。 如何应付各种突然出现的场面 如果事前已经约好，那么，上司的客人到了之后，一般都要将客人带到上司 的办公室去，除非上司有急事要办临时出去了。不过，如果上司确实不在的话，那 么，与其让客人在上司的办公室干等，还不如自己先与客人聊聊。 上司突然不在客人按照约好的时间来访，可是上司因为别的急事要办突然出 去了。在这时，秘书应向客人说明情况，请求谅解，并征求他的意见：“请再等一 会儿好吗?”“等经理回来之后，我再跟您联系行吗?”或者根据具体情况，把他介 绍给有关部门：“让市场部的张经理跟您谈谈，您看如何?”总之，不管客人是否 第 2 页 共 3 页 愿意等到上司回来再谈，还是愿意跟有关人员谈，都要按照上司事先留下的指示 办。 不速之客如果是出门办事，事先就应该与对方约好，这是现代社交中的一般 规矩。但是，秘书对于那些不速之客，决不能因为没有预约而怠慢他们。首先要弄 清来客的姓名、所在的公司、有什么事情。如来客人点名要与某某会谈，就应当立 即与当事人联系。但是，在联系好之前，不应给客人以肯定的答复，因为当事人有 可能不在，也有可能不愿见这位客人。如果是不愿意见，你就要这