新能源汽车公司(技术)档案管理制度.docxVIP

上海某新能源汽车有限公司档案管理制度 一、目的 为加强公司档案管理工作，进一步提高档案管理水平，有效的保护和利用各类档案资料，更好地为公司经营管理服务，根据《档案法》、 《档案法实施办法》和档案工作的法律、法规，特制订本制度。 二、适用范围 适用于公司在经营管理、决策实施、研发设计、生产管理等各项 工作活动中直接形成的、具有保存和利用价值的各种记录（包括文件、 合同、协议、图纸、记录、照片、录音、录像等）管理。 三、职责 （一）各部室/车间负责所属部门档案的收集、整理和归档工作， 确保归档文件材料的及时、完整、准确，各部室/车间根据工作需要设置兼职档案管理人员。 （二）凡属各部门发起、接收的档案，各部门负责人是档案管理 的第一责任人，负责督促具体承办人员和兼职档案管理人员做好对本 部门档案资料的收集、归档、保存、利用等各项管理工作。 （三）日常管理工作中形成的文件材料由具体承办人员负责收集、 整理，工作完成后定期移交给本部室/车间兼职档案管理人员。 （四）公司设定的营销、技术、质量和管理等各类项目由项目负 责人负责对项目进展过程中形成的文件材料进行收集、整理和保管， 保证该项目归档文件材料的完整、准确、系统；项目告一段落或完成 时，一个月内将所负责的文件材料进行整理后移交给档案归属部门的 档案管理人员并办理移交手续。 （五）档案管理人员的职责： 1.负责本部室/车间归档文件材料日常的收集、整理、立卷、归档、 保存、维护等工作。 2.按照体系文件、其他相关制度、各部门职责及本制度的要求做 好文件材料的收集、整理、分类、归档、查/借阅、保管、销毁等工作。 3.学习有关档案管理的政策性文件和相关业务知识，不断提高档 案管理水平和工作技能。 4.传达贯彻公司制定的有关档案管理的制度和要求，及时反映执 行中的问题和对档案管理工作的意见和要求。 5.各中心每季度对所属部门的档案管理工作进行自检。 四、归档范围 （一）公司所有文件材料按照内容分为安全管理类、销售类、技术类、生产管理类、人力资源管理类、设备管理类、质量管理类、体系文件类、合同类、采购类、行政管理类、财务类等 12 大类。 （二）各部室/车间根据部门职责、业务开展情况对 12 大类进行细分，分为小类，按照小类分内容和时间（年、半年、季、月）进行保存。 （三）根据分类建立电子版及纸质版目录，以便查询和保存。 （四）具体分类详见《文件档案归档目录》。 （五）《文件档案归档目录》实行动态化管理，每季度更新一次， 各部室/车间根据目录内容对文件材料进行管理。 （六）各部室/车间将《文件档案归档目录》列明的文件名称按照 《档案目录表》的格式建立子目录，根据文件材料类型的不同子目录建立时有所区别。 五、管理内容 （一）各部室/车间根据各自职责对文件材料进行归属管理。 （二）体系中体现的文件和质量记录，按照《文件控制程序》和 《记录控制程序》的要求进行收集、整理、归档、编号和保存等管理工作，其他文件按照本制度规定执行。 （三）公司财务会计档案，按照财政部《会计档案管理办法》及相关财务法律法规、政策进行归档、管理，由财务中心进行业务指导。 （四）归档要求： 1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整， 每类文件建立子目录（电子版和纸质版）。 2.按照文件形成的时间顺序和文件分类进行归档，任何文件档案不允许跨年度存放在同一文件盒/袋中。 3.归档的文件材料必须是原件，如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起归档，并加以说明。 4.档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整， 必须揭示卷内文件的内容，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文 件形成的时间系统地排列，填写《档案目录表》，目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰、装订整齐。 5.档案要有柜、架、盒、文件夹等装具存放，摆放整齐，档案存放要有序，查找方便。 6.档案盒和文件夹应按照附件 4《文件档案标识表》格式进行标识。 7.档案盒（袋）内文件的排列：档案盒（袋）内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即批文在前、请示在后；计划在前、总结在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；文件材料中结论性材料在前、依据性材料在后，其他文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。 8.文件归档份数：一般归档 1 份，重要的和经常使用的文件归档 2 份或 3 份。 9.归档时间：责任人应于相关工作结束后一周内将形成的文件进行整理后交付给部室/车间档案管理人员。 10.各部门每季度对文件档案进行清理归档，每年 12 月 31 日前各部门/车间对各类档案进行集中清理核对、整理，做到目录与实际相符。 （五）电子版文档要求 1.电子版文档按照档案形成的规律根据内容