行政管理常用表格.docx

管理职位工作手册系列 行政管理职位工作手册 第一章行政部职责描述 行政部工作职责一览表 行政部部门职责 职责细分 备注 1.日常办公事务管理 企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制 会议的组织、协调，会议内容的记录与传达 在建立办公自动化系 统方面有给予协助的 职责 2.办公物品及设备管理 负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用 制度 负责办公物品及设备的采购事宜 办公物品的保管、发放、使用 办公设备的日常保养与故障维修 计算机及网络设备的 故障一般由专业人员维修 3.文书资料管理 (1)印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理 (2)企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅 (3)做好文书资料以及内部信息的保密工作 4.车辆管理 办公车辆的调度管理 安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作 对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理 5.人事日常事务管理 员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作 对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理 (3)组织员工开展各种形式的活动 6.后勤保障事务管理 企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管 理 企业员工食堂、宿舍的日常管理 维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修 7.涉外事务管理 来客接待管理，包括前台接待、客人来访登记迎送等 企业对外宣传、公关联系 (3)牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案  第二章行政部组织管理（一）行政部组织结构与责权表 部门行政部部门负责人行政部经理直属领导 行政总监 行政部组织结构图 部门编制 负责公司队伍及制度建设，管理行政、人力资源、信息平台资源与支持服务工作，运用各种激励机制为公司提供最佳人力资源保障并保持人力资本的持续升值。 经理级工人 负责部门员工的管理、培养，建立高效团队； 负责公司行政人事领域规章、制度的监督执行与合理解释； 全面负责公司日常行政与后勤事务的管理、督办，确保工作的高效开展； 主管级工人 负责公司薪酬核算、人事档案管理，协助部门经理进行聘用、绩效、培训等管理工作;负责公司日常行政与后勤事务的管理、督办，及时检讨并改进其作业流程，确保基础工作的高效开展。 专员级工人 部门职责 负责人力资源管理范畴内管理制度的拟定、推行、指导、监管 负责公司人事信息平台建设。及时做好人事档案及相关资料的传递、建档工作 负责公司行政信息管理、项目申报及公共管理建议与维护 部门权力 相关说明 编制人数 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 （二）行政办公工作一览表部门:人事行政部人数:填写日期:年月日 部门:人事行政部 人数: 填写日期:年月日 序号 工作内容概述 （三）行政办公职位规范表 职位名称 行政主管 直接上级 行政经理 直接下级 行政文员 管辖范围 负责部门员工的管理、培养，建立高效团队； 负责公司行政人事领域规章、制度的监督执行与合理解释； 全面负责公司日常行政与后勤事务的管理、督办，确保基础工作的高效开展 直接责任 主要权力 职务代理人 任职条件  第三章办公事务管理 （一）行政费用申请单 编号：部门：填写日期：单位：元 费用类别 金额 用途说明 附件张数 合计 人民币（大写） 报销人签字：审核人签字：主管领导签字: （二）车辆费用报销单编号：填表日期：年月日 驾驶员 部门 车号 预支期间 年月日至年月日 车型 项目 张数 金额 （单据粘贴处） 合计 金额（大写） 财务审批 部门主管审批 财务复核 部门经理审核 经办人签名 报销人签名  （六）招待费用报销单编号：填表日期：年月日 姓名 职务 招待 事由 附 件 张 部门 招待对象 招待人数 客人人，陪同人 备注 日期 招待地点 餐饮费 住宿费 礼品 礼金 其他 费用 金额合计 十 万 千 百 十 元 角 分 金额 （大写） 合计 财务审批 部门主管审批 财务复核 部门经理审核 经办人签名 报销人签名 （十）公关工作计划表 公关工作主体 负责部门 负责人员 公关专员口公关主管口行政部经理口行政总监口 配合人员 计划情况 工作目标 工作进度 进度目标 工作成果 工作预算 工作结算  （十^一）会议记录表 （十二）年度会议计划表 会议名称 主持人 开会地点 会议召集单位 开会日期 会议主要工作人员 开会时间 与会者应备资料 会议宗旨及议题 会场标示资料 与会单位 会场拟分发资料 人数 （十三）会议审核项目表 序 号 审核项目 审核 结果 序 号 审核项目 审核 结果 1 会议的主题 22 女服务员着装方面 （1）洋装（2）旗袍 （3）其他民族服饰 2 会议的规模（总人数）查邀请回函 3 会议预算 4 招待对象的层次 新闻媒体  5 活动日期及时间(注意是否与其他同业的活 动冲突) 23 文字记者 新闻稿 6 会议天数 (3)摄影