文书档案—档案管理—档案保管（秘书培训课件）.pptx

档案管理;[知识目标] 了解档案毁损的原因 档案保管的任务 档案保管的条件 库房管理制度 [技能目标] 应掌握档案保管的设施设备准备 掌握档案保护技术; 档案的保管是指对已经整理好并入库的档案进行的日常维护管理，其意义与价值是维护档案实体良好的条理化状态和有序的管理状态，使档案管理工作能正常进行。;一．档案损毁原因 档案毁损的原因分为社会原因和自然原因。 ;㈠社会原因（又称人为原因） ⒈由于政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识地破坏。 ;⒉由于档案工作人员以及接触档案的有关人员，工作麻痹大意，或疏忽职守，或不遵守规章，以及缺乏档案管理工作知识等，导致管理和使用不善，造成了档案的丢失、损毁或档案管理系统的紊乱。;⒊在档案的管理中，档案的管理和利用难以避免地加速档案的老化和磨损等。 ;㈡自然因素 档案自然损毁的原因，概括起来有两个方面的因素： ⒈内因，指档案制成材料和书写材料的质量状况。档案制成材料如纸张、胶片、光盘、磁盘等，书写材料如碳黑、颜料、染料、铁盐、重氮盐蓝图线条、磁介质等。 ?;⒉外因，就是档案所处的环境和保管档案的条件，如档案保管的场所、装具、温湿度、光线、空气洁净情况等。不适宜的温湿度、光线、灰尘、有害气体、有害生物、水、火以及机械磨损等因素都可能造成档案的破坏。 ?;二、档案保管的任务 ;1.维护档案的完整 2.减少档案的损坏 3.延长档案的寿命 4.维护档案的安全;三、档案保管工作条件 档案库房、库房设备、档案装具、档案包装材料是档案保管的基本物质条件。 ;㈠档案库房 库房必须专用，不能与办公室、阅览室合用，也不能存放其他物品。 档案库房尽量按照《档案馆建筑设计规范》的要求建造。;㈡档案装具 档案装具指存放档案的档案箱、档案柜、档案架。 档案装具应坚固耐用、密封良好，存取方便并有利于防水、防火。;㈢包装材料 1.卷皮 卷皮指用于直接存放档案案卷的纸质或其他质地的包装物。文书档案卷皮分为两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 2.卷盒 卷盒是???封闭式的盒子，也是直接存放档案案卷的纸质或其他质地的包装物。 3.包装纸 用于档案包装的专用纸。 卷皮、卷盒、包装纸均应采用无酸纸制作。;㈣技术设备 用于档案保护的技术设备主要有空调、去湿机、加湿机、温湿度测量仪器及控制设备，报警器、灭火器、电脑、复印机、装订机、缩微拍照等等。 ;㈤消耗品 指防霉防虫药品、吸湿剂、各种管理表格及办公用品等易耗物品。 ?;四、档案库房管理;㈠档案存放秩序的维护与管理 档案在库房及装具中的存放秩序实际上就是档案实体的管理秩序，是档案实体管理秩序的具体体现形式。 具体可采取的措施和方法主要有以下几种： ;1.库房编号 ⑴编建筑物号，再编层号和房间号。 ⑵装具编号一般按房间为单元进行每一单元内的装具按从左至右，自上而下依次编列（排）号、柜架号、层格号，其号码一般采用阿拉伯数字。 ⑶装具一般与墙壁有50cm的距离；列于列之间约留1-1.2m的距离；每一列的走向应与窗户所在的墙壁垂直；每一列的装具都应排列整齐。;2.档案的排架 档案排架的原则和要求是： ⑴便于档案的调取和归还，便于档案人员的分工和分库管理。 ⑵节约库位。 ⑶相对稳定。 ⑷利于档案的保护和保密。;3.档案的存放方式 ⑴纸质档案的存放有竖放与平放两种。 竖放的优点是便于存放和检取。 平放对保护档案有利。;4.档案存放位置索引 档案存放位置索引有两种形式: ⑴以全宗为单位编制的档案存放位置索引，标明某一全宗的档案具体存放在什么位置。 ⑵以库房及装具为单位编制的档案存放位置索引，用来指出某一库房及装具中存放档案的情况。 ?;㈡档案库房实体档案保护;⒈建立健全库房管理制度 如进出库制度、库房管理人员岗位责任制度、库藏档案的检查制度 ;⒉库房的温湿度控制 档案的寿命与档案库房的温湿度密切相关。不适宜的温湿度不仅可单独地作用于档案，而且可加速其他因素对档案的破坏。 我国各类档案库房的温湿度标准为温度14－24℃，相对湿度45－60%之间。;⑴降低温度办法主要从两方面采取措施： ①主要依靠冷气设备从室内降温。 ②减少室外热空气和太阳光的辐射热对室内的影响。;⑵降低湿度的办法: ①在适当的时候，采用通风或密闭的方法降湿； ②使用吸水剂，这是一种小范围的临时性措施。吸水剂有石灰、无水氯化钙、矽胶、木炭等。 ③使用空气抽湿机，去除空气中的水分，降低湿度。;三、坚持“八防”措施 ⒈防火。 ⒉防盗。 ⒊防水。;三、坚持“八防”措施 ⒈防火。 ⒉防盗。 ⒊防水。