信息化建设中的甲方项目启动管理 .pdfVIP

信息化建设中的甲方项目启动管理 案例：A 公司是国内领先的 IT 设备制造厂商，经过多年的企业信息化实践，网络基础 建设和办公自动化建设已经具备相当的规模，并取得了良好的应用效果。同时，以 ERP/SCM/CRM 为主体的信息化应用架构也初步建成，此外作为提高产品创新能力的产品 数据管理系统（PDM ）也在建设当中。随着公司研发业务管理的不断深化，对产品研发的 项目管理提出了更高的要求。虽然公司整体的研发项目管理体系尚未形成，但研发管理部 门仍然希望将部分研发项目的核算用信息化手段来实现，以提高核算准确度。紧迫的需求 提到了公司信息化项目部门的面前。过去的几年，公司在信息化建设方面的投入巨大 ，难 免有一些急于上马的项目投入与产出并不十分理想。而且由于市场环境的迅速变化，相应 的业务模式也在不断的改变 ，从而给信息化系统的适应性提出了相当高的要求。过去的有 些项目启动时期没有很好地考虑到这些问题 ，造成一些项目盲 目启动、盲目建设，建成后 才发现已经不适应业务的变化。因此，公司对于项目上马的决策已经趋于理性 ，严格要求 做好项目启动前的论证工作。在满足当前紧迫的业务需求和长远的战略需求之间作好平衡。 确保项目建设的成功。小 W 作为信息化项目部任命的项目启动管理的负责人 ，着手处理该 项目启动前的论证工作。小 W 发现，这个需求在年初规划时并没有提出项目意向 ，属于规 划外的项目。在与业务部门的沟通中，他发现业务部门对于整体项目管理的模式并不十分 清晰 ，目前需要解决的项目核算问题仅仅是项目管理中非常具体的一个需求，至于项目其 它方面的管理，以及如何与产品开发过程结合起来，如何利用产品数据管理系统等等 ，都 没有考虑。项目建设的系统只是一个项目管理的临时解决方案。对方案的风险也没有进行 详细的分析。而业务部门认为需求已经十分清晰 ，项目的价值也是毋庸置疑的，至于以后 怎样与研发平台的产品数据管理系统结合起来，那要等立项后 ，做出了详细的方案才会有 答案。此外，业务部门还推荐了几个产品供应商，希望能尽快选定产品，开展实施。如果 在立项环节出现延误 ，影响了业务的开展 ，信息化项目部要承担责任。小 W 认为业务的要 求十分无理，需求、方案、投入产出、风险 ，以及业界的产品情况等很多问题都还没有清 楚，根本谈不上选型。沟通过程中，业务对小 W 的工作极为不满，向信息化项目部经理进 行了投诉。 在这个案例中，反映了目前企业信息化项目启动管理中的普遍问题。业务一旦产生信 息化需求，总是非常急迫地希望能立刻上马。而从信息化项目管理的角度，如果盲目、仓 促地上马信息化项目，往往导致项目的投入产出分析不清，项目重复建设，组织混乱，给 后期的项目实施，项目维护，项目使用带来极大的风险，甚至导致系统建成后被用户弃用。 最终使业务遭受损失。 本案例中，作为企业的信息化部门 ，在项目启动管理的重要性方面已经有了较为理性 的认识 ，但是在应用中不被业务部门理解 ，从而导致矛盾的激化。这是双方对项目启动管 理的过程没有达成统一的认识。相对产品供应商而言 ，企业在项目建设中处于合同意义上 的甲方 ，其项目的启动过程与乙方的项目管理有很大的不同 ，是一个较为复杂的过程。它 往往需要考虑一系列的问题，如 ：需求是否合理 ？是否有必要启动项目 ？项目可能带来的 影响是什么？可能的投入有多大 ？取得的效益有多大 ？当前的管理模式是否能支撑？如果 不能，可能要在哪些方面做好变革的准备？业界相关的产品有哪些？哪些是真正适合需求 的 ？因此，对项目启动管理形成统一的认知 ，对于实施信息化项目的企业有着非常重要的 意义。 一般来说 ，项目的启动管理可以划分为以下几个阶段： 一、意向提出阶段 在意向提出阶段 ，业务部门发现需要由信息化手段来实现的业务需求，并提出建设信 息化系统的期望。由于信息化项目的意向伴随着业务发展的全过程，因此 ，对于意向的统 筹管理与规划对企业的信息化部门始终是一个难题。对于有集中业务规划期间的企业，意 向的产生经常集中在业务规划期间，比如：财年末，业务对自身的模式进行盘点期间，往 往产生业务模式的改进或改革的需求，从而对信息化工具产生需求。在这一时间产生的想 法或需求，往往不是很成熟，不确定性很大，后期变化的风险也很高。但这一时期，也是 意向最集中，最易于统筹规划的时期。信息化部门通常在这一时期，对所有的意向进行收 集，分类整理，初步形成项目建设清单。并考虑公司战略重点与资源投入的约束，对项目 进行排序，以确定建设重点。 对于不在集中规划时期提出的项目意向，正如