会议的策划与准备—会议机构的组成与人员选择（会议策划组织课件）.pptx

会前计划与准备 目 录Contents会议计划任务1任务2会议机构的组成和人员的选择任务3会议预算任务4会议选址和布置任务5会议文件的准备 Part 01项目描述会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密地计划，做好各项准备工作，特别是对一些可能出现的意外事情，考虑周全，并做好相应的物质和心理准备。 Part 02 学习目标任务二 会议机构的组成和人员的选择了解会务机构包括的内容1熟悉会务人员的分工及注意事项2 Part 03任务导入 如果让你来组织一场大型会议，需要成立一个会议机构，你会怎样策划和安排？并说说，会务人员应该具备什么样的素质？该怎样选择合适的会务人员？ Part 04项目驱动常见的会议机构包括：010203秘书组：负责会议文字工作及领导者期间交办的各种任务。材料组：负责会议材料的印制、发放、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作。组织组：负责会议代表的编组和签到、代表资料的审查、会议协调、会议进程的控制等。一、组成会议机构 Part 04项目驱术组：负责会议各种设备的安装、调试、维护等工作。宣传组：负责对外联络沟通、宣传报道，还负责会议的摄影、录音、录像等工作。后勤组：负责会议期间的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娱乐，各种生活用品的供应，各种票证的准备与制作，返程车船机票的预订工作。保卫组：负责会议的安全保卫和保密工作。常见的会议机构包括：一、组成会议机构 Part 04项目驱动选择会务人员既要考虑工作人员的兴趣、能力、工作方式和工作特点，也要考虑性格、意愿、需要等心理因素，尽可能做到人尽其用。二、选择会务人员（一）如何选择与会人员 Part 04项目驱动[]一般而言，秘书组和组织组需要个性外向，语言能力强，善于沟通，应变能力好的人员；后勤组和材料组需要工作细心，踏实稳重，思维周密的人员；技术组要求专业知识扎实，动手能力强，能够处理各种现场问题的人员；宣传组需要有一定艺术修养，有一定设计能力，熟悉各种宣传手段的人员；保卫组需要冷静坚定，目光敏锐，观察力强，反应敏捷，动作迅速的人员。二、选择会务人员（二）与会人员的标准 Part 05技能训练某省卫生系统准备举办一次学术研讨会，为了保证会议效果，决定将会议地址定在黄冈区黄梅县的小池塘。秘书小李在起草会议通知时将会议地点写为：黄冈（黄梅小池）。有相当多的会议代表赶到黄冈市后才得知，黄梅县小池镇是黄冈地区的一个镇，距离黄冈市还有好几十公里，不得不再转车前往。结果会议开始后的第二天还有些代表没有赶到，直接影响了会议的进程。办公室主任事后批评了小李，但小李却不以为然，认为自己并没有写错，是代表们的理解有问题。案例：学术研讨会 Part 05技能训练根据你的理解谈谈为什么要将会务人员分成若干个小组？如果你是面试官，来挑选会务人员，你会注重会务人员的哪些素质？自测你认为小李错了吗，错在什么地方？通过这个案例，你认为秘书人员会务工作的要求是什么？讨论 Part 06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般了解会议机构包括的内容熟悉会务人员的分工及注意事项