文件控制管理标准.docx

PAGE 1 文件控制管理标准 目 录 TOC \o 1-2 \h \z \u 前 言 II 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 定义 1 4 职责 2 5 管理内容及方法 3 6 附则 4 附　录　A （规范性附录） 流程图 7 附　录　B （规范性附录） 表格形式 8 文件控制管理标准 范围 本标准规定了风电有限公司风电场（简称“风电场”，下同）文件控制管理职责、管理内容与方法、检查与考核、报告和记录要求。 本标准适用于风电场文件控制的管理。 规范性引用文件 引用文件 下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。 GB/T19001 质量管理体系 要求 GB/T28001 职业健康安全管理体系 要求 GB/T24001 环境管理体系要求及使用指南 GB/T15496 企业标准体系 要求 GB/T 1.1 标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则 DL/T 800 电力企业标准编制规则 Q/YHK 201.001 企业标准管理标准 Q/YHK 206.002 行政公文管理标准 Q/YHK 201.003 文件管理控制程序 应用文件 Q/YHKBFHY-GE-204.001-2018 法律法规与合规性评价管理标准 Q/YHKBFHY-GE-204.002-2018 企业标准化管理标准 Q/YHKBFHY-WP-208.031-2018 安健环记录管理标准 定义 下列术语和定义适用于本标准。 文件 是指信息及承载的媒体。包括综合管理手册、管理标准、工作标准、技术标准、法律法规和其他要求等文件。 有效文件 有效文件包括受控文件和非受控文件。 受控文件 受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。在实际工作中，即是与风电场经营管理活动相关的法律法规目录清单、标准、制度、公文、技术规范、规程、指导性文件、技术图纸资料和认证材料等。 非受控文件 体系外部的文件或图书资料，对文件的版次不进行追踪换发的，以及可提供给体系外部相关人员的文件。 职责 场长 负责批准风电场标准类文件和规章制度类文件。 副/助理场长 负责审核风电场标准类文件和规章制度类文件。 负责组织标准类文件评审。 综合管理员 负责文件的编号、登记、发放、回收工作。 负责文件的培训工作。 物资档案管理员 负责文件的存档工作。 各岗位 负责NOSA元素标准类文件、规章制度类文件的编写、解释、修订工作。 管理内容及方法 文件管理流程 文件管理流程见附录A。 文件的编写、审批 标准类的文件 凡属于风电场管理标准、工作标准、技术标准范围内的，均按照《Q/HDZC 203.014 企业标准化管理标准》的要求进行编写、风电场安健环委员会讨论通过后场长批准，报分公司运营部备案。 规章制度类的文件 属于风电场级的规章制度，应由副/助理场长审核、场长批准后执行，报分公司运营部备案。 属于规范风电场内部管理的规章制度，应由副/助理场长审核、场长批准后执行。 标准类的文件、规章制度类的文件由NOSA元素负责人根据分工组织编写、解释和修订。 文件表现形式 可以是纸质的，也可以是电子的，如光盘、系统等形式。 文件的编号 标准类文件的编号参照QYHK-GE-201 002企业标准编写体例导则（V0906）与QYHK-GE-201.001企业标准化工作管理标准（V0906）中相关内容执行。 文件控制 综合管理员对风电场形成的有效文件（受控文件和非受控文件），应填写“有效文件清单”（见附录B.1）。 综合管理员在文件发放时应： 当下发纸质文件时，应填写“文件发放记录”（见附录B.2），领用人签字确认； 当下发电文件时，综合管理员应转换为不可更改的文件，通过风电场公文邮箱下发，全体人员共知。必要时电话通知风电场各班组/岗位。。 综合管理员针对上级公司发放的有效文件，应填写“有效文件清单”备查，并组织员工学习、培训。 综合管理员和文件持有者应妥善保管好文件，保持文件清晰，易于识别和查找，防止文件丢失、损坏。 文件持有者调离、转岗等原因离开风电场时，综合管理员应及时收回其文件。 文件的评审 风电场安健环委员会对标准的评审，按照《Q/YHKBFHY-GE-204.002-2018 企业标准化管理标准》执行。 每年1月，风电对副/助理场长组织相关班组/岗位对责任范围内标准类文件进行一次评审，评审可以使用时，在“有效文件清单”注明。通常可以与管理