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秘书工作案例分析与实训 现代职业秘书实务:秘书工作案例分析与实训 谭一平 从事秘书工作的前提条件(图) 第二章秘书的基本条件 第一节从事秘书工作的前提条件 秘书是上司的助手，而上司一般都是企业的领导人。作为企业的领导人，他们都肩负重任，要为企业的生存与发展负责，因此，只有具备了一定的条件，才能成为企业领导人的助手，做好秘书工作。 一、成熟的白领 1、职业要求 作为秘书，她(他)必须首先是一个成熟的白领，这一点是由秘书工作的性质决定的。秘书在现代企业中的位置如下图 从上面这个图可以看出，在上司的决策过程中，上司决策所需的信息大多是由秘书传递给他的;同样，上司的指令也多是通过秘书发布出去的;在另一方面，各部门也包括客户需要向上司导反映的情况或要求，一般也是先通过秘书来传递。可以说，秘书工作在这种企业的运营过程中起着一种中枢神经的作用。因此，如果没有秘书的存在，企业运营的效率就有可能下降甚至处于瘫痪。 从这张图还可以看出，秘书每天都处在企业内部各种人际关系漩涡的中央，可以说牵一发而动全身。比如，秘书无意说的话或做的事，它们不仅有可能被认为那就是上司的旨意，而且有可能被无限放大，产生意外的影响。正因为秘书处于这么一个关键而又敏感的位置，所以，它要求秘书首先必须是一个成熟的白领。 2、白领成熟的标志 那么，白领成熟的标志是什么,白领成熟的主要标志是精神上的自立。所谓精神自立，就是当他面对自己工作与生活中的问题时，他会用自己的头脑作出判断，想出解决问题的办法，并且自己动手去解决问题，而不再像做学生时那样依赖父母、老师、同事和上司。当然，他们的父母、上司与同事有责任和义务继续帮助和指导他们，但归根到底，她的工作和生活必须自己负责。如果她是一个刚从学校毕业走向职场的新人，只有当她意识到自己的行为要对自己的家庭、公司和社会责任时，她才开始算是一个成熟的白领。 一个成熟的秘书，她首先要具备相当的社会常识，了解公司的规章制度(各种潜规则);其次她做事沉着而又机伶，工作踏实，具备相当的责任感强，富于团队精神，能进行自我管理。 自我管理 二、自我管理 由于秘书处于一个关键而又敏感的位置，所以，秘书必须在工作中随时约束自己的行为，自觉地进行自我管理。 1、学习管理 随着企业的发展和市场竞争越来越激烈，企业领导人面临的各种压力也越来越大，所以，他们对自己的助手----秘书的要求自然也就越来越高，因此，秘书必须提高自我学习能力，在工作中学习，在实践中总结，注意随时给自己充电。 秘书一般都工作繁忙，用来学习的时间有限，所以，秘书不能只凭兴趣读书，读书应该有一定的目的性。特别是在工作一段时间之后，知道自己哪些方面知识欠缺，自己在哪些方面应该“充电”。如果有针对性地读书，学习的效果往往事半功倍。 2、时间管理 秘书工作不仅繁琐，而且工作的内容变化快，经常同时要做几项工作，但每一项具体工作都有时间上的要求，必须在规定的时间内按质按量地完成工作，上司不会允许秘书工作总是拖拖拉拉。因此，秘书对自己的每一项工作都要清楚它需要花多少时间才能完成。为了保证工作的顺利和效率，在工作开始之前，就要对工作的步骤和程序确定好，做好工作计划。 3、健康管理 上司对秘书的要求首先是头脑敏捷，秘书工作可以说既是脑力工作也是体力工作，因此，身心健康是从事秘书工作的先决条件。作为秘书，不仅要保持身体健康，而且还要保持心理健康。只有保持身心健康，才能够在工作中保持相当的耐力和爆发力，出色地完成自己的工作，这是作为秘书最基本的条件。如果你今天头痛上医院，明天发烧在家休息，那你不仅不能完成自己的本职工作，你还会影响你的上司和整个部门的工作。因此，从平时起就要注意运动，每天保持充足的睡眠有规律的生活，按时定量用餐等。 对于年轻的秘书来说，由于收入有限，应该根据自己的实际情况来选择锻炼的方式，比如，打羽毛球或篮球，这类运动不仅实惠;而且很容易出汗，锻炼效果很好。如果工作繁忙，抽不出专门的时间进行锻炼，那就要见缝插针进行锻炼，比如在上 1 下班的路上，少坐一两站公共汽车，用走路代替锻炼;为了增加运动量，尽量走得快些;平时一般不乘电梯和滚梯。 4、感情管理 秘书的感情管理就是不感情用事。秘书在日常工作中要与各种各样的人打交道，不能因为对方是自己的朋友或熟人，你就改变自己的接待方式或者公司的原则，比如向他透露公司机密;在另一方面，对于你眼中的“小人”或跟自己闹过矛盾的人，你就利用自己手中的“权力”故意刁难他。 感情管理的另一方面是控制办公室恋情的发生。同一公司员工之间不允许谈恋爱，这是现代职场一条潜规则。的确，喜欢一个人或讨厌一个人，都是与工作无关的个人隐私，但是办公室恋情是发生在工作场合，它不可能对秘书的工作没有一点影响。感情往往是在无意之中产生，如你讨厌