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网络报销：企业控制成本的突破口 金融海啸袭来，国内随即出现了企业严重亏损、破产的“倒闭潮”，企业“还能挺多久”、“裁员”、“过冬”、“成本控制”开始成为人们日常的谈资。全球经济萎靡，导致企业收入来 源受限，大家都在期盼经济快点好转。从另外一个角度看，也是本土企业决策者进行内省的 好时机，变“危机”为“机会”需要他们的大智慧。 这里主要探讨一下网络报销为代表的信息化手段对企业优化内部费用管控的作用。从来没有人会怀疑中国人创造财富的能力，很多企业之所以不能做大做强，通常是因为在费用成本管理方面出了问题，这直接影响了企业的利润和发展。相当而言，国外企业在费用成本管理上更具掌控力，笔者认为值得本土企业借鉴。 第一，保持高效率运营。激发员工在有限的时间里创造更多的价值可以帮助企业获得更多的利润。但传统模式下的财务部门对费用管理没有太好的办法，员工完成一次费用报销通 常是费时费力的，如填写不规范、报销金额不准确、审批领导出差等都使得报销流程停滞不 前，员工和财务人员需要花费过多的时间和精力，工作效率也随着降低。国外很多企业开始 摒弃传统的报销管理模式，转而利用信息化力量解决各种难题。就费用管理而言，提高“费 用申请-费用报销-预算控制-费用支付-报表查询”这一闭环管理到运转速度，使每一环节能 够突破时空局限，都可以快速、顺畅进行，各地子公司、办事处的费用报销通过统一平台集 中，无论报销人、审批人身在何处，都可以随时随地进行费用报销业务操作。报销效率大幅提升使员工可以将更多的精力投入到工作，企业也就可以保持长期的高效运营，创造更多的 财富。 第二，让数据支撑决策。外国人做任何事都会去找数据作为决策依据，数据源的采集和查询整理显得非常重要。在传统报销管理模式下，一张纸质的报销单在完成报销流程后即淹没在海量的档案信息中，为日后查询统计带来很大的难度，无法快速查询追溯，失去了参考价值。如果实现纸质单据向电子单据转变，就为数据的实时查询提供了可能，随时可以调用长期储存在计算机中电子单据。同时，不同的费用类型可以配置不同的单据模板，实现对单据任意字段进行实时的查询和汇总统计，甚至可以层层钻取数据追溯相关数据源。企业可以根据需求自定义表单，建立切合实际的费用管理平台，管理层通过实时的数据来判断审批支付和预算制定的合理性，降低企业的费用风险。 第三，规范工作流程管理。高效运营的企业必然有规范化的工作流管理，然而很多本土企业的各自规章制度有时却形同摆设，很多决策都是凭领导拍脑袋办事，费用支付通常未按预定流程进行审批，造成流程混乱和纠结，这不仅形成严重的内耗，而且无法有效控制费用成本。例如，预算外审批流程和预算内审批本应严格界定，如果未按正常流程审批就可能造成资金流失。内部流程无法正常运转，很大程度上是因为缺乏适当管理工具，人为因素影响严重。实践证明，将各种业务流程嫁入信息系统可以有效促进流程的规范化，并可以在实际操作过程中不断趋于优化，费用成本控制也就更为有效。 总的说来，信息技术的应用将成为本土企业控制运营成本的突破口。通过管理工具规范内部控制制度执行，加强企业费用支付的管理，确保企业资金安全完整、正常周转和合理使用，减少和避免损失浪费。分析国内外企业不同的费用报销管理模式，我们可以发现，在国外知名企业广泛运用的网络费用报销系统不仅实施成本低，而且项目收益见效快，开始得到越来越多国内企业的青睐。 据了解，经多年发展，部分国内软件企业提供的费用报销管理解决方案不仅可以与国际 大型软件媲美，而且其本土优势明显，从复杂的功能配置到细微的操作界面，均更具有中国 特色。安财软件正是在国际公司网上报销系统成功应用经验的基础上，集合国内财务和信息 专家，历经数年，完成中国第一个三层架构基于浏览器的网络费用报销系统，并在中兴通讯、 一汽丰田、万科集团、三菱电机、迈瑞医疗等知名企业广泛成功应用，帮助企业有效控制费用成本。