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文员工作职责培训演示文稿 当前第1页\共有40页\编于星期二\7点 文员工作职责培训 当前第2页\共有40页\编于星期二\7点 讲课提纲 第一部分 文员的职业定位 第二部分 文员的岗位职责 第三部分 文员的职业规范 当前第3页\共有40页\编于星期二\7点 第一部分 文员的职业定位 文员的定位 中层职位蓝领，属文职工作 员工与领导的连接线，及时传速信息 领导的协助者，同事的服务者 处理好部门文职工作及人事行政事务外，并协 助各级领导管理好部门各事务。 当前第4页\共有40页\编于星期二\7点 第一部分 文员的职业定位 文员的定位 文员是办公室里最常见的职位之一，具有极为重要的基础性，服务型作用，是企业有效运转的重要要素。 文员的角色定位具有辅佐功能。帮助部门领导处理一切事务成为文员的职责。但文员除了此职责外，和其它部门文员的关系也非常密切和重要。 文员是部门领导的助手。 当前第5页\共有40页\编于星期二\7点 第一部分 文员的职业定位 文员的十大特质及要求 对事 对人 准确性 好判断力 工作效率 机制性 主动性 考虑周到 圆滑性 谨慎性 责任感 客观性 当前第6页\共有40页\编于星期二\7点 第二部分 文员的岗位职责 文员的基本职责 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 部门文秘、人事信息、文档管理。 3. 安排部门会议，做好会议纪要及会议决议 的跟进。 4. 办公用品、辅料、劳保用品的请购、领用及记录。 5.部门人员费用报销。 6. 与其他部门间的联络、沟通、协调。 当前第7页\共有40页\编于星期二\7点 第二部分 文员的岗位职责 7.做好报表的统计（日报、周报、月报）。 8.负责文件的打印、复印工作。 9.统计每月考勤。 10.负责部门文件、报刊杂志的分发。 11.部门办公室固定资产管理。 12.接受其他临时工作。 当前第8页\共有40页\编于星期二\7点 第二部分 文员的岗位职责 文员的标准 1、积极的心态 2、良好的专业素养 3、认真细致 4、条理清晰 5、谦虚勤奋 6、善于沟通 7、真诚宽容 8、服务意识 当前第9页\共有40页\编于星期二\7点 第三部分 文员的职业规范 事务管理规范 1、来宾接待 “引路” 应走在客人左前方的2、3步处，自己走在走廊左侧， 让客人走在中央。与客人步伐一致，并适当做介绍。遇拐弯处应使用手势，并提醒客人“这边请”、“注意楼梯”等。 当前第10页\共有40页\编于星期二\7点 第三部分 文员的职业规范 事务管理规范 2、接打电话 “态度，语调，用词” 当前第11页\共有40页\编于星期二\7点 第三部分 文员的职业规范 事务管理规范 打电话： 1、要有准备 2、注意打电话的时间，尤其避免在午休或下班时间打 3、微笑的语调，声音清晰，有礼貌 4、不要急于在电话中承诺事情或是做决定 5、讲电话同时在纸上做记录 当前第12页\共有40页\编于星期二\7点 第三部分 文员的职业规范 事务管理规范 接电话： 1、电话铃响三声内必须接电话 2、先报上公司名称或人名 3、声音语调微微上扬，有朝气 4、去除“别人不知道我是谁”的心态 5、延迟太久接电话应先致歉 6、口中不要吃东西或含着东西 当前第13页\共有40页\编于星期二\7点 第三部分 文员的职业规范 保密原则 当前第14页\共有40页\编于星期二\7点 第三部分 文员的职业规范 人事管理规范 1、组织架构、岗位说明书、岗位名称更新 ①组织架构变更后应该及时的通知管理部门，并由部门所属最高领导签字生效。 ②岗位说明书应该是每一个岗位就有一份岗位说明书。 ③组织架构图岗位名称要与实际名称相匹配，不能随意更改。 ④员工职位变更、外迁、离职（包括自离）要有相关变更通知或联络单。 ⑤按部门负责人要求完成《岗位说明书》并分发相关人员（含新入职人员）。 当前第15页\共有40页\编于星期二\7点 第三部分 文员的职业规范 人事管理规范 2、入职手续办理 ①新员工到部门报到，文员在拿到《新员工上岗单》首先应该热情的接