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网上报销：费用远程集中管理的利器 员工报销一笔费用时，按规定填写好纸质的报销单据，先后找各级领导审批签字，最终 交给财务部门，剩下的就是被动地等待费用的发放。这是传统报销模式下最普遍的报销流程， 看似并非存在什么缺陷，但如果深究下去，就会发现貌似简单的费用报销管理其实大有学问。 首先，我们再看看传统报销中“员工填单-主管审批-副总审批-财务审核-出纳付款-会计 记账”这一最简单报销流程。假设各环节流转均很顺畅，员工就可以很快拿到报销的费用， 但这仅仅是理想状态下结果。实际上，大多数企业特别是在各地设有分支机构的大中型集团 企业，普遍存在费用报销流程长、费用管理效率低、财务信息滞后等问题。 费用管理精细化是企业完善内控管理必由之路。公司规模越大，其费用类型也就越多， 除了通常的办公场地费、水电费、通讯费、差旅费用、业务招待费外，在快速消费品行业还有促销费、进场费、堆头费、礼品费等，费用用途不同，其业务审批流程也不尽相同，预算内费用、预算外费用在审批流程上也存在较大差异。虽然大多公司制定了相应财务控制体系 和明确的规章制度，以此对强化费用管理，但缺乏标准化的执行管理工具，费用支付常受人 为因素影响，在实际操作中容易出现浪费、诈骗、挪用等违规情况。 费用管理精细化也是企业全面提高运营效率的重要驱动力。对于有多个分支机构的企业而言，不仅一线员工分布在各地，而且各级管理层也经常处于商旅出差状态，无法在同一区域办公，造成各种申请或报销的费用无法快速审批支付，造成员工怨言不断，有时甚至因合同金额无法按时支付而耽搁工作进度，造成不必要的经济损失。 针对目前国内企业存在的费用管理难题，企业该如何突破困境呢？陈伟韬是有海归背景 的高级财务经理人，目前担任一家大型股份制集团企业的财务总监，据他介绍，国内企业在 费用管理信息化方面起步较晚，诸如预算控制、费用申请、费用报销、报表查询等常规财务 业务还停留在手工操作阶段，当企业规模比较小的时候，靠这种方式勉强还能应付，一旦人 员和业务流程不断增加，传统手工报销模式的弊端就会暴露无遗，严重制约企业的正常运营。 为提高财务管理效率，陈伟韬希望能借助国际先进的费用管理理念和模式改变现状，费用管理信息化是他解决费用管理难题突破口。经过与 it 部门多次反复的论证后，决定部署一套企业级网上费用报销系统，并选择拥有众多成功案例的安财软件作为解决方案提供商。安财网上报销系统能够整合费用申请、费用报销、预算控制、报表管理、网银支付、账务处理等财务应用功能，统一集中管理集团总部、子公司及各地分支机构所有人员的各种费用， 实现随时随地申请、报销、审批、审核及支付，员工可以在更短的时间里拿到报销的款项， 领导也不再整天被追着要审批签字，财务部门也可以在会计管理上投入更多的精力。项目上 线以后，集团上下充分肯定了网上报销的便捷和高效。 先进的理念能否产生可观的收益，还需要强劲的技术力量支撑。要想实现真正高效的费用报销网络化，选择一个最佳的费用管理平台产品是关键。陈伟韬从实际经验出发，认为项目选型时需要考虑以下四个方面的因素：产品性能、可拓展性、成功案例和成本。 第一，产品应具备稳定性。作为企业级的解决方案，不仅要考虑考虑到项目实施将为企 业用户带来哪些影响，而且必须具备很强的稳定性，能保障长期、良好的用户体验。通常， 成型早的产品其性能也更为稳定，与其他国内厂商相比，安财软件的网上报销系统在功能全 面性和稳定性方面表现得更为出众。 第二，产品的可拓展性。一个好的系统除了能够有利于提高内部运营效率，还应该作为企业信息化战略中的一部分，既能与企业现有的各种系统平滑衔接，实现数据高度共享，又具备良好的可拓展性，这样可以降低成本，帮助企业更加有效地满足未来的需要。 第三，众多的成功案例。在项目选型过程中，不能忽视厂商的实际应用案例，不少小厂 商是在应对客户需要而仓促推出相应的产品，这必然会在性能、业务流程、技术应用等方面留下隐患。如果厂商的产品具有众多成功应用案例，就可从侧面反映出其产品是经受过实战考验，选择这样的产品可以为项目团队解除很多后顾之忧。 第四，相对低廉的成本。信息化建设是一项长期工程，每一个项目的投入与产出理应认 真权衡。在企业可承受的范围内选择最合适软件提供商，相对而言，选择国内厂商具有更高的性价比。 其实，借助信息化技术解决费用管理难题已在国外企业成熟应用，近年来国内部分大中 型企业也开始意识到费用管理信息化的巨大收益，并纷纷推进网上费用报销建设，现如今， 如果你还不知道“网上报销，那就应该好好补补费用信息化管理这门课了。