文件管理控制程序(IATF16949).doc

湖南兴橡龙科技发展有限公司 文件编号 CSYY-QP-01 版 本 号 A/0 文件类别 程序文件 生效日期 2020年 06月 10 日 文件名称 文件管理控制程序 页 码 PAGE 1 PAGE 0 ******有限公司 编号： 版次：A/0 程序文件 批准日期：2021-06-10 第 1 页 ，共 13 页 文件管理控制程序 编制： 审批： 实施 1 第 第 PAGE 2 页 共 NUMPAGES 13 页 修改记录 版本号 描 述 修订日期 修订人 1 目的 建立符合本公司质量管理体系、环境管理体系的文件，确保所有现行使用文件在各个场所具有效性、充分性和适宜性，使公司管理体系文件得到有效控制和管理。 2 适用范围 本程序适用于长沙悦翼模塑科技有限公司体系文件的有效控制和管理。 3 定义 3.1文件和资料：管理体系文件和外来文件的合称；管理体系文件包括第一层次：质量手册；第二层次：程序文件；第三层次管理制度、检验标准、工艺文件等作业指导文件；第四层次：形成文件的记录。外来文件包括外来技术文件和外来管理文件两类。主要包括：国际标准、国标、行标、相关方（客户或供应商）提供的文件与资料、相关法律法规、地方政策法规等。 3.2文件要素：指文件必须具备的基本信息,如: 文件编号、文件名称、生效日期、版本号、编制、审核、批准人、内容组成、版面格式等。 3.3 受控文件：与管理体系有关的管理、技术性文件和资料。 3.4 非受控文件：指受控范围之外的文件。 3.6 适用性审核：审核文件是否具有可执行的特性。如:确实性、可理解、可操作、可指导、可检查、可协调、可保证性。 3.6 标准化审核：对文件的版本、格式、内容组成标准化的审核。如:版面的符合性、标 题的正确性、文件编码的规则性、正文内容组成部分的规范性,以及版本标识、生效 日期、编制、会签、审批人员的正确性。 3.7其它定义见管理体系标准与国家/地方环境法律法规等。 4 职责 4.1 质量部文控中心：负责公司受控文件的登记、分发、归档、保管、回收、作废和销毁处理及控制工作；监督检查各场所受控文件的有效使用情况。 4.2公司各职能部门：根据顾客要求、质量体系方面标准、环境体系方面标准的要求以及管理的需求，负责本部门相关文件的编制和修订，确保文件的适宜性、有效性和充分性；必要时参与相关部门的文件评审工作。负责组织本部门人员对相关文件进行内部培训和宣贯。负责按本程序过程要求执行，负责本部门文件与资料的管理。 4.3项目工程部：负责试制过程中技术文件的编号、登记、更改控制和监督管理。 5 流程图 步骤No 担当部门 人员 运作流程 形成文件/质量记录 支持文件/质量记录 1 2 3 4 5 6 7 各部门 部门长 管理者代表 各部门 质量部 质量部 各部门 质量部 各部门 文件的收集与编制制NGGNGG修改回收/销毁借阅归档批准发行审核 文件的收集与编制制 NGG NGG 修改 回收/销毁 借阅 归档 批准 发行 审核 ←技术文件，质量文件，经营文件，管理文件，外来文件，资料 →外来文件清单 ←文件存档分发申批表 →文件资料汇总表 ←文件资料发放回收表 →作废文件保留销毁记录清单 ←文件变更申请表/工程变更申请单 6 内容 6.1文件的分类、编号规则： 6.1.1文件与资料分类表（如下） 序号 分类项目 具 体 种 类 1 文件来源分类 外 来 内部编制 2 控制上分类 受控文件 非受控文件 3 层次上分类 第一层次文件 第二层次文件 第三层次文件 第四层次文件 4 内容上分类 质量手册 程序文件 管理制度（规范） 技术文件 作业指导文件等 检验标准 法律法规/国标 记录 6 其它分类 书面文件 电子文件 视频文件 6.1.2外来文件与资料包括内容见本程序3.1，本公司将对外来文件作分类编号，按公司文件与资料进行控制管理。 6.1.3文件编码规则: 体系文件类别名称、类别代号和各部门代号见下表1和表2： 表1：体系文件类别名称、类别代号： 文件类别名称 文件类别代号 质量手册 QE质量手册 质量程序文件 QP质量程序文件