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采购管理流程 鉴于本公司组织架构， 特制定以下采购岗位职责及采购管理流程。 1、公司组织构架图 总经理 财务部 行采部 市场部工程部 会人采出市技工商 事购场术程务 行人 人部部助计政员纳员理 2、采购的岗位职责 2.1 项目售前阶段：协助售前工程师 的工作，根据售前工程师提供设备材料需求单中要求的品牌型号、技术参数等要求，咨询比较厂家的售后服务能力、价格和厂家的口碑等因素，和售前工程师共同选定所需的产品品牌。 2.2 项目进行中：与工程部项目经理核实，确定项目材料设备的型号、规格、数量、到货时间、避免出错，按需采购，及时到货。 1 2.3 熟悉产品的市场行情，坚持采购时货比三家，比 质量比价格，择优选择，多渠道采购，询价比价的审 核单上交经理，按照最终确认的报价单来购买。 2.4 会同会计将采购成本、付款金额、付款时间、票据确 认后，再确定设备材料的到货时间通知项目经理适时 安排施工，合理采购。 2.5 根据批审意见，组织采购， 签订《购货合同》，跟踪到货情况。 2.6 到货后要及 时通知库管、技术，项目经理验货，按规定办理设备 《出入库登记》，共同把好质量关、数量关。 设备 到公司后采购、库管、技术核实办理入库手续，项目经理凭采购申请单到库管处办理出库手续，清点设备后，采购再安排送货人员将设备送至项目现场最后将 《出、入库单》移交至会计。 设备直接到货现场， 由项目经理当场清点后验收，无问题签收厂家送货单， 回公司后将签收单报库管，库管对照《购销合同》无 疑问办理《出入库》管理，项目经理签字确认，最后 交会计审核。如后续监管人员核查现场设备与清单有 出入的，由项目经理付全责。 2.7 设备材料验收入库后给供应商付款：付款申请通过审核后报会计部门给 供应商付款。有账期的供应商，应将账期内的货款整 理清楚与会计核对无出入，由会计、经理签字确认后 给供应商付款（收到相应票据后交由会计保管），避 免重复、错误付款，票据和款额统一。 2.8 设备退、换货：若设备质量或是型号、数量，不符合要求要及 时联系供应商退换货， 2 再选择其他的供应商供货。次货、错误的型号的设备不得入库及时退换，以免贻误工期。 2.9 设备及时售后，尽早将有问题的设备及时发回厂家返修到项目上。遇到技术性问题尽早与现场项目经理或是技术联系，配合项目经理尽快完成售后。 2.10 负责供应商 的开发，了解材料设备的实际情况，早知道早处理。 2.11 在原始采购申请单登记供应商的地址及联系电话， 便于售后维修、今后的比价及监督。 2.12 加 强 材 料 设备的档案管理，做好设备信息情报工作，建立牢固 可靠的供应网络。 2.13 采购原始资料按项目定期整 理分类归档。 2.14 项目资料的归档整理，使其档案 完整、有序。 2.15 做好每周一小结，每月一总结， 每年一审核。 3、采购管理流程 为了加大市场拓 展力度，深入挖掘客户需求和加强市场人员、技术人员及相关部门的团队协同作战能力，本公司现采用以项目管理为主体的经营模式，制定各部门之间的岗位职责，从而制定以下与项目采购有关的管理流程。 3.1 采购与售前工程师之间的衔接 3.1.1 售前的工作人员在做技术方案或招投标文件时，应将项目所需物品的要求，如品牌、规格、型号、参数、外观、数量等要求交予采购。 3.1.2 采购通过多处询价（三家以上），在符合其要求，能免费配合调试，有优良售后维修的情况下，选择价位最低的厂家和供货渠道，将其报备。 3 3.1.3 采购将报备后的设备清单一式两份，一份留档，一份交予售前人员。 3.2 采购与工程项目经理的衔接 3.2.1 项目正式立项后，项目经理根据项目合同 或项目深化设计方案中的需求，首先向仓库申请所需 物料，如有库存先扣除库存，并将库存中的物料从仓 管员处领出堆放一边标示清楚，然后将扣除库存后的 所需设备制作成采购申请单，提交总经理签字后交予 采购。 3.2.2 其中，完整的采购申请单包含： A.申购的部门;B.申购物品所属项目； C.申购的用途； D.申购物品的品名； E.申购物品的数量； F.申购物品的规格； G 申购物品需求时间；H.申购如有特殊需求填写在备注一栏；I.申购填写人及所在部门；J.公司总经理审核。采购申请单按照要素填写完整，清晰，由公司领导审 核批准后报采购。如采购申请单上面的物资参数或者 品牌有任何更改，需项目经理对更改的品牌产品进行 选择测试后确认最终的品牌型号参数，后以书面形式 由公司领导签字后报采购部。 3.2.3 采购在接到采购 申请单时应检查申购单是否按照规定填写完整、清晰、检查申购单是否经过领导审批。接受采购申请单时应 遵循无计划不采购、名称规格等不完整不清晰不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。通知仓库管理 人员核查申购